 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'2
|
|
|
Учет материальных ценностей является
одной из задач, которые решаются в бухгалтерии
предприятия. В данной статье рассказывается о
том, как эта задача была решена в бухгалтерии
факультета вычислительной математики и
кибернетики МГУ.
Факультет ВМК МГУ состоит из большого
числа отделов, в которых постоянно
приобретаются, передаются и списываются
материальные ценности. В основном это расходные
материалы и оборудование. В каждом отделе есть
материально ответственный, с которым работает
бухгалтерия. Он занимается приобретением
ценностей, их передачей и списанием,
предоставляет бухгалтерии все необходимые
документы — приходные ордера и акты.
До разработки программы, о которой
рассказывается в статье, записи о материальных
ценностях заносились на карточки учета.
Одновременно с этим велись книга аналитического
учета и оборотная книга. Материальные ценности
имеют способность устаревать — для каждой
ценности известно время, в течение которого ее
первоначальная стоимость уменьшается до нуля,
после чего материальную ценность можно
списывать. Для учета износа была заведена еще
одна книга, причем для расчета использовался
обычный калькулятор. Кроме того, курс рубля
изменяется, поэтому бухгалтерия должна
проводить переоценку материальных ценностей,
чтобы стоимость и сумма износа всегда
соответствовали курсу. Для учета переоценки была
заведена еще одна книга. Материальные ценности
передаются из одного отдела в другой, причем
некоторые ценности, например компьютеры, могут
быть переданы по частям в разные отделы, и
стоимость разных частей компьютера переходит на
разные счета: монитор — это оборудование, а
шнуры — это уже расходные материалы.
Рисунок 1. Упрощенная схема учета
Таким образом, перед бухгалтерией
стояла непростая задача, для решения которой
потребовалось автоматизировать учет.
Рисунок 2. Внешний вид программы
Автоматизация проводилась в несколько
шагов — сначала ведение карточек учета,
затем ведение книг, и после
этого — передача оборудования. Исходные
документы остались те же, формы отчетных
документов не изменились.
Программа, работающая на ПК
бухгалтера, представляет собой базу данных, для
которой разработана оболочка, соответствующая
стандартам системы Windows. В программе
используется мышь, выбор значений из списка и
другие простые и одновременно удобные решения.
Внешний вид программы показан на рисунке.
При учете материальной ценности в базу
данных заносится её название и стоимость,
назначается инвентарный номер. Ценности
заносятся на разные счета как оборудование,
расходные материалы, и т.д. Номер счета и имя
ответственного являются условиями отбора при
получении отчетов, например, акта
инвентаризации — документа, содержащего
сведения обо всех материальных ценностях для
каждого ответственного.
Напечатав первые несколько актов, мы
увидели, что далеко не каждый материально
ответственный помнит, что “на нем было
записано”. Некоторые приходили в бухгалтерию за
распечаткой — узнать в бухгалтерии о
состоянии дел оказалось проще, чем запоминать
это самостоятельно. Таким образом, программа
стала “хранилищем данных” обо всех
материальных ценностях на ВМК МГУ.
Переоценку и износ, которые
рассчитывались вручную для различных ценностей
или счетов, также стали вести с помощью этой
программы — электронные формы, бывшие
карточки учета, получили кнопки для выполнения
этих действий. Вся их история сохраняется в базе
данных и используется в отчетах, которые можно
получить для любого промежутка времени.
Следующее, что должна была делать
программа — это вести учет движения
средств — запоминать все поступления,
переоценки, передачи и списания ценностей. Все
эти сведения также стали сохраняться в базе
данных и использоваться в
отчетах — оборотной книге и аналитическом
учете. Расхождение в стоимости по карточкам и в
аналитическом учете, которое нередко
проявлялось при ведении учета с помощью книг,
теперь исключено.
А программа разрабатывалась дальше.
Появились формы для передачи оборудования и
части оборудования. Помните, в начале статьи я
рассказывал о компьютерах, которые расползаются
по разным счетам? Теперь для передачи
оборудования надо нажать на несколько кнопок в
программе и особых усилий для этого не требуется.
Итак, учет материальных ценностей
ведется с помощью ПК. Какой же ПК для этого нужен?
Программа работает на компьютере с
процессором Pentium-100, на котором установлено 32
Мбайта оперативной памяти. Для работы
используется операционная система OS/2 Warp 4.0.
Программа использует для печати подключенный и
сетевой принтеры. Для резервного сохранения
данных используется накопитель на магнитной
ленте.
Объем данных, который обрабатывается в
настоящее время, составляет 4.5 Мбайта.
Посохов Сергей
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
