Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Научно-технический центр “Гектор”

Автоматизация в организациях строительного комплекса — переход на новые технологии

Строительство является важнейшей индустриальной отраслью страны. В первую очередь, это связано с тем, что выпускаемая им продукция играет определяющую роль в развитии всех отраслей народного хозяйства. Строительная продукция достаточно жестко оказывается привязанной к требованиям соответствующих производств. Таким образом, возникает необходимость выпуска очень широкой номенклатуры изделий (зданий и сооружений) с крайне ограниченными возможностями по унификации, тиражированию.

Быстрое усложнение производства и экономики в последние десятилетия в полной мере относится и к строительным системам. Наряду с традиционными строительными элементами (конструкции зданий и сооружений, строительные машины, бригады рабочих и т.д.), строительные системы стали включать в себя также элементы современных сложных информационных организационно-экономических и вычислительно-технических систем (экономический механизм хозяйствования, организационные структуры управления, автоматизированные системы планирования, проектирования, управления и т.д.).

Формирование (создание, проектирование, конструирование) подобных строительных систем стало настолько сложным делом, что вызвало быстрое проникновение в строительство новых методов и подходов.

Обширным полем проникновения новых автоматизированных технологий является бухгалтерия строительного комплекса. При этом в современных условиях весьма важным представляется сочетание и взаимоувязка финансово-экономических и производственно-управленческих задач.

Помимо черт, характерных для производства вообще, строительство обладает серьезной спецификой, связанной с особенностями ценообразования (привязка к нормативно-сметным базам с различными возможностями пересчета цен), с особенностями расчетов себестоимости выпускаемой продукции для различных объектов (пообъектный учет), различных заказчиков, подрядчиков и т.д. Весьма широк (и по номенклатуре, и по методам учета) диапазон выпускаемой продукции (здания, сооружения для всех отраслей народного хозяйства, инженерные сети, коммуникации, дороги и т.п.) и диапазон средств производства (от строительных машин, механизмов, автотранспорта до хозяйственного инвентаря). Существенную роль играет также большая продолжительность производственного цикла и рассредоточенность строительных объектов.

Качественная система автоматизации бухгалтерского учета для предприятий строительного комплекса несомненно должна учитывать специфику строительной отрасли. К сожалению, на рынке программной продукции подобных систем немного. Автоматизированная система, в рамках современных информационных технологий, должна обладать следующими характеристиками.

Система должна быть построена по модульному принципу, что очень удобно для пользователя. Это позволяет проводить поэтапное внедрение от участка к участку, поддерживая единую схему информационного обмена. Разработчики должны обеспечить высокий уровень сервиса в сочетании с простотой и удобством в эксплуатации, а также возможностями гибкой настройки на конкретные производственные условия.

Важно, чтобы имелось отлаженное взаимодействие между бухгалтерскими модулями и модулями автоматизированной производственной системы. Для строительства — это связь с системой сметных расчетов, материально-технического обеспечения объектов строительства, учетом работы автотранспорта и т.д. Следует отметить, что надежный обмен данных между различными (строительно-производственными и бухгалтерскими) модулями возможен лишь тогда, когда эти модули разработаны специалистами одной фирмы.

Одним из самых трудоемких участков бухгалтерского учета является сводная бухгалтерская отчетность. Анализ проводок и формирование на их базе значительного числа отчетных форм требует не только существенных затрат времени, но и достаточно высокой квалификации бухгалтера. Очень важно при выборе программы учесть специфику работы в конкретной организации. Каждый бухгалтер привык к определенным приемам и методам. Желательно, чтобы не пользователь “подстраивался” под требования программы, а гибкость настройки программного продукта позволяла работать бухгалтеру в привычной для него среде.

Интенсивность документооборота в бухгалтерии строительной организации весьма высока. В связи с этим существенно, чтобы основой работы программы явилась обработка первичных бухгалтерских документов со всеми реквизитами. На основании автоматически выполненных по первичным документам проводок программа сводного бухгалтерского учета должна формировать оборотные ведомости за любой период времени, проводить анализ счетов, дебиторов-кредиторов, проводок и др. При анализе расчетов с дебиторами-кредиторами должно использоваться как свернутое, так и развернутое сальдо.

Для строительных организаций очень важно, чтобы каждый оформляемый документ мог быть отнесен к определенному объекту. Это позволяет корректно вести расчет себестоимости. Как следствие нужна возможность анализа оборотов по отдельному объекту и по их группам. Необходимо формировать как свернутое, так и развернутое сальдо по объектам учета.

Общим требованием для всех бухгалтерских программ является автоматическое формирование платежных документов (платежные поручения, счета-фактуры, обычные счета) на основании введенных хозяйственных операций. По документам необходимо вести архивы, печатать соответствующие книги покупок и продаж, расходные накладные, приходные кассовые ордера и т.д.

Требования к бухгалтерской отчетности постоянно меняются. Поэтому вся отчетная информация как для налоговой инспекции, так и для внебюджетных фондов (баланс, финансовые результаты, НДС, соцстрах, пенсионный фонд и т.д.) должна составляться с помощью входящего в комплект поставки программы генератора отчетов.

Оборотная ведомость в строительной организации формируется в виде таблицы с указанием по каждому счету сумм остатков по дебету или кредиту на начало периода, оборотов по счету и сумм остатков на конец периода. Бухгалтер должен иметь возможность легко проанализировать счет, объединить все операции со счетом в группы по корреспонденции счетов, подсчитать баланс с каждым дебитором-кредитором или объектом по счету, документам и т.д.

Многообразие методов расчета заработной платы в строительстве связано с разнообразием условий труда и форм оплаты (для руководства организации, для служащих, рабочих, обслуживающего персонала). Модуль, предназначенный для комплексной автоматизации расчета заработной платы в строительных организациях, должен обеспечивать расчет для любой численности сотрудников с окладно-повременной, повременно-премиальной, сдельно-индивидуальной и сдельно-подрядной формой оплаты труда. Необходимо реализовать все встречающиеся в бухгалтерской практике виды расчетов начислений.

Кроме того, имеются общие требования, существенные не только для предприятий строительного комплекса, но и для всех производственных организаций. Программа должна обеспечивать полную автоматизацию всех операций по расчету заработной платы:

В настоящее время важно обеспечить совместную работу с программами Пенсионного фонда (автоматизированная подготовка, загрузка и выгрузка анкет на работающих).

Пользователь должен иметь возможность легко корректировать результаты на любой стадии расчета, обеспечить защиту от несанкционированного доступа. Особое внимание при выборе программы необходимо уделить формированию отчетных документов, в том числе для налоговой инспекции, финуправлений, пенсионного фонда.

Одним из важных участков бухгалтерского учета в строительстве является учет наличия и движения материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов на складах и в подразделениях организации. Как правило, обширная номенклатура, большой разброс цен, достаточно интенсивное движение объектов учета делает данный участок бухгалтерии строительной организации весьма трудоемким и ответственным. Кроме того, для строительных организаций актуальной является задача анализа стоимости, наличия и движения материалов в разрезе возводимых объектов.

Модуль, предназначенный для учета и контроля наличия и движения материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов по местам хранения и эксплуатации в строительной организации должен:

Обычно материально ответственные лица в организациях структурно относятся к конкретным подразделениям (отделам, складам и т. п.). Для строительства, как уже говорилось, кроме того, характерно ведение пообъектного учета. Один ответственный может курировать несколько объектов и, наоборот, возможна ситуация множества ответственных на одном объекте. Таким образом, очень важно, чтобы был предусмотрен ввод остатков материальных ценностей не только по материально ответственным лицам в подразделениях, но и по материально ответственным лицам на объектах.

Программа должна быть ориентирована на эксплуатацию работниками бухгалтерии, занимающимися учетом материальных ценностей, а также работниками складов.

Для крупных строительных организаций, работающих с обширной номенклатурой материалов, весьма существенно наличие развитого сервиса по поиску, сортировкам при обращении к справочникам и архивам первичных документов. Как правило, требуется двухуровневая организация хранения данных, позволяющая работать не со всем списком, а с тематически отобранной группой (строительные материалы, топливо, запасные части, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и материалы и т.д.).

В системе очень важен эффективный контроль корректности оформления документов.

В условиях нестабильных цен программа должна обеспечивать учет материальных ценностей по средним ценам, сохраняя при этом возможность учета по закупочным ценам, реализовать методы ФИФО и ЛИФО.

В организациях строительного комплекса при учете движения материальных ценностей необходимо получение разнообразных выходных форм, в том числе: сводной ведомости движения материалов; ведомостей наличия материальных ценностей на складах и объектах; ведомостей прихода и расхода материальных ценностей на складах и объектах. Важны итоги по поставщикам, потребителям, кодам затрат и т.д. Удобно подключение модулей оформления счетов, счетов-фактур, платежных документов.

Многие первичные документы, материальные отчеты прорабов, инвентаризационные (сличительные) ведомости в различных организациях оформляются по-разному. Проблему привязки выходных форм программы к конкретным нуждам пользователя полностью решает наличие генератора отчетов.

Другим важным участком бухгалтерского учета в строительной организации является учет стоящих на балансе основных средств. Анализ движения, ежемесячный расчет амортизации, ежегодное проведение переоценок основных средств требует существенных затрат времени.

При выборе программы работы с основными средствами необходимо убедиться в широте и простоте формирования необходимого перечня выходных форм. Важно, чтобы программа давала возможность гибкой настройки на различные алгоритмы расчета амортизации, переоценки основных средств.

Модуль, предназначенный для автоматизации процессов формирования учетной информации, необходимой для контроля за наличием, движением инвентарных объектов по местам хранения и эксплуатации, должен позволять вводить различную справочную информацию, формировать ведомости, необходимые для проведения инвентаризации, определения наличия основных средств, начисления амортизации и износа основных средств, а также их движения и переоценки. Учет движения инвентарных объектов должен осуществляется на основании хранимой в системе картотеки первичных документов (актов приемки, списания, ликвидации, накладных на внутреннее перемещение, справок о месячном пробеге автотранспорта).

Существенным преимуществом для подобной программы является возможность для работы бухгалтера в привычной среде, с привычными для него первичными документами, стандартными бланками на экране компьютера.

Расчет амортизации в строительстве может вестись как по балансовой стоимости основного средства, так и по ежемесячному пробегу (для автотранспорта), как ежемесячно, так и один раз в год (для объектов жилого фонда). Важно предусмотреть использование коэффициентов для ускоренной или замедленной амортизации.

В программе необходимо автоматизированно формировать многочисленные выходные формы: ведомости наличия основных средств, ведомости амортизации основных средств, ведомости движения основных средств. Ведомости, как правило, формируются как в развернутом виде по каждому основному средству, так и в сводном (по деньгам). Итоги могут быть подведены по группам (видам) основных средств, признакам их использования, кодам затрат, кодам норм амортизации основных средств, операциям движения основных средств, материально ответственным лицам и т.д.

Для работы материально ответственного лица — прораба не требуются чисто бухгалтерские данные (коэффициенты и коды норм амортизации основных средств, коды затрат и др.). Желательно, чтобы программа позволяла формировать принятые в строительных организациях так называемые краткие формы отчетности. Заложенные в программе средства синтетического и аналитического учета основных средств должны давать возможность легко сформировать любую выборку информации.

Ежегодную переоценку основных средств можно проводить вручную (на основании аудиторских заключений) и на базе опубликованных коэффициентов переоценки. В любом случае (при ручной и при автоматизированной переоценке) должна формироваться сводная ведомость по изменению балансовой стоимости основных средств, их износа и остаточной стоимости.

Таким образом, выбор подходящей системы автоматизации бухгалтерского учета в строительной организации — сложная комплексная задача. Очень важно, чтобы разработчики программного обеспечения имели опыт автоматизации именно в строительстве. В современных условиях заметного эффекта можно достичь только при комплексном подходе к совместному решению как финансово-экономических, так и производственно-управленческих задач.

А.В. Гинзбург
Заместитель генерального директора

Реквизиты

Адрес: 127254, Москва, ул. Добролюбова, д. 16, корп. 2
Тел.: (095) 210–35–76
Тел./факс: (095) 210–90–01
E-mail: gektor@aha.ru
Интернет: http://www.aha.ru/~gektor

С вопросами и предложениями обращайтесь digraph@rinet.ru

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"