Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Датская система управления предприятием “КОНКОРД” разработки компании Damgaard Data Int. ориентирована на организации разных отраслей хозяйствования и масштабов деятельности. Столь широкая область применения системы обусловлена ее структурой. “КОНКОРД” состоит из трех элементов: 1) процедур обработки данных, составляющих его функциональность. Они написаны на языке четвертого поколения XAL (eXtended Application Language) и предоставляются клиентам; 2) мощного ядра, исполняющего эти процедуры, которое написано на Си++ и доступно только производителю; 3) средств разработки — языка XAL. Для большинства заказчиков реализованные в системе бизнес-процедуры обеспечивают 85–90 % их функциональных потребностей. Недостающая функциональность легко дописывается с использованием встроенных средств разработки. Такая архитектура делает возможным полную настройку системы под бизнес-процессы клиента.

“КОНКОРД” разработан с учетом потребностей компаний со сложной структурой: система позволяет вести раздельный учет работы филиалов, подразделений и дочерних компаний с последующей консолидацией данных, поддерживаются двенадцать задаваемых пользователем кодов аналитики, благодаря чему средствами системы можно реализовать сложные модели финансового и управленческого учета.

Первая версия системы была выпущена на рынок восемь лет тому назад. Далее продукт постоянно совершенствовался в плане повышения его гибкости и расширения функциональности. При разработке последней версии системы акцент был сделан на функции модуля “Управление материальным производством”. Продукт изначально создавался как доступное по цене, гибкое и масштабируемое решение для растущих предприятий.

Одно из отличительных достоинств системы — высокая интегрированность ее модулей. Тот факт, что в основе системы лежит единая модель учетной информации, позволяет естественным образом реализовать целостную технологию подготовки информации и ее обмена между подразделениями. Система предоставляет руководителям всех уровней актуальную информацию, необходимую для принятия решений, в частности, оперативные данные о наличии и движении денежных ресурсов, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, контрактах с поставщиками, объемах реализации, рентабельности того или иного производства, проекта или товара и т.п. Общая структура системы показана на рис. 1.

Система работает под DOS, Windows, OS/2, а также под различными версиями ОС Unix. Вне зависимости от платформы пользователи обращаются к одной базе данных. Имеются специальные ядра для СУБД MS SQL Server, Oracle, Sybase, DB2. Для небольших предприятий имеется вариант “КОНКОРД” со встроенной СУБД. С использованием протоколов стандартных интерфейсов ODBC, DDE, VBX, DLL поддерживается интеграция с различными приложениями. Диапазон пользователей, которые могут одновременно работать в системе, варьируется от 2 до 2000.

“КОНКОРД” построен по принципу слоеного пирога. Его сердцевину образует базовый вариант системы, который разрабатывается в Дании. Далее располагается дистрибьюторский слой — локализованный вариант продукта. Следующий слой — дилерский. Наконец, последний слой — это вариант системы с доработками, которые создают сами клиенты. Обновление версий выполняется от 1 до5 раз. В систему встроен механизм отслеживания изменений, который в случае сбоев системы позволяет вычленить слой, в котором находится источник проблем, а при обновлении версий — те различия, которые существуют между новой и используемой версией продукта с учетом сделанных в ней модификаций.

Еще до выпуска на российский рынок продукт был доработан функциональностью, диктуемой отечественным законодательством. Сегодня есть основания утверждать, что “КОНКОРД”— действительно полнолокализованное решение. Локализация системы выполняется в России.

Одна из особенностей системы — очень детальное разделение ее возможностей на отдельные блоки: есть Главная книга 1, которую, когда это потребуется предприятию, можно дополнить новыми возможностями, приобретя Главную книгу 2. Это общий подход, который реализован и применительно к некоторым другим ее модулям. На каждом этапе своего развития предприятие может приобрести только те элементы системы, которые отвечают его сегодняшним потребностям.

Продвижением “КОНКОРД” в странах СНГ занимается российское представительство Columbus IT Partner (Колумбус Ай Ти Партнер Россия), которое сегодня выступает в роли дистрибьютора и дилера системы. Оно было открыто в Москве в начале 1997 года, когда стало очевидно, что на рынке “средних” систем для автоматизации предприятия имеется ниша. Все представленные в то время системы данного класса были недостаточно негибкими, то есть не допускали возможности дополнять систему новыми алгоритмами работы, необходимыми конкретному предприятию.

Компания является партнером-производителем, ответственным за российскую версию (Country Specific Engineering CSE). В настоящее время в Columbus IT Partner под руководством российских менеджеров работает около 40 специалистов. Сферы деятельности компании — внедрение системы, разработка необходимых дополнений, их тестирование, сопровождение. В настоящее время полностью выполнены проекты по внедрению системы в 15 организациях, в том числе и производственного характера. Проекты выполняются в соответствии с корпоративной методологией, предусматривающей тщательное планирование и управление проектом, детальное обоснование его сроков и стоимости.

В числе клиентов российского представительства Columbus IT Partner — компании Douwe Egberts Coffee and Tea (распространение чая и кофе), Danfoss (производство и распространение промышленного оборудования для тепловодопередачи), Schueko International (производство алюминиевых конструкций), Avon Cosmetics (распространение косметических товаров), Tefal Санкт-Петербург (производство товаров народного потребления), Henkel Ecolab (распространение химических продуктов различного профиля), инвестиционная компания Sputnik Funds (Ренессанс Капитал), благотворительный Фонд Сороса, предприятие AGA DB (Балашихинский Кислородный завод — производство и распространение промышленных и медицинских газов и газового оборудования), Northern Telecom (телекоммуникационное программное обеспечение).

Компания-поставщик рекомендует несколько стандартных конфигураций системы. Для ориентира приведем цены двух из них. Цена конфигурации, включающей финансовые модули системы, составляет 6,5 тыс. долл. Эта конфигурация может быть рекомендована компаниям, которые предъявляют относительно невысокие требования по учету товарных операций и рассматривают приобретение модулей системы как первый шаг перехода с множества программ, автоматизирующих отдельные участки предприятия, к использованию интегрированного решения. Конфигурация ценой в 97 тыс. долл. ориентирована на решение проблем производственного предприятия среднего уровня. Здесь уже речь идет об автоматизации планирования производственных мощностей и материально-технического обеспечения производства.

Компания — поставщик решения придерживается принципа поэтапной реализации проекта. Обычная продолжительность проекта — 3–4 месяца.

Ниже представлена краткая информация о возможностях системы.

Структурированный план счетов, многомерная аналитика. Ручной ввод проводок, периодически формируемые проводки и шаблоны проводок. Многовалютные операции. Журналы-ордера, оборотные ведомости, кассовая книга и др. Формирование налоговой и статистической отчетности с помощью Генератора российской отчетности. Генератор финансовых отчетов. Планирование потоков денежных средств. Многовариантная разработка и контроль исполнения бюджетов. Сквозной анализ проводок, сформированных в других модулях. Построение консолидированного баланса по нескольким компаниям. Перекладка и трансляция данных в соответствии с требованиями GAAP и IAS и др.

Модуль Главная Книга можно использовать как автономно, так и в интеграции с другими модулями. Так, данные по превышению норм по командировочным расходам, разнесенные в модуле Главная Книга при обработке проводок по подотчетным лицам, попадают в модуль Зарплата, где используются для расчета налога. Другой пример: пришедшие из банка сведения по поступившим платежам можно сопоставить в модуле Главная книга с суммой конкретного счета, выставленного клиенту, обновив данные в модуле Дебиторы.

В системе реализовано несколько способов формирования проводок, отражаемых на счетах Главной Книги: ручной ввод, передача из других модулей системы, автоматическое формирование по ранее созданным шаблонам проводок, в том числе с задаваемой периодичностью. Число создаваемых шаблонов не ограничено.

Проводки первоначально фиксируются в журналах текущего учета, которые можно настроить нужным образом для работы с кассовыми, банковскими документами, авансовыми отчетами, накладными, счетами-фактурами и т. п., в том числе настроить номерные серии документов по каждому журналу. Настройка журналов выполняется исходя из набора используемых на предприятии модулей системы и распределения работы между сотрудниками предприятия.

Для каждого отдельного пользователя система позволяет настроить перечень видимых на экране полей журнала и порядок их расположения.

Разделение процедуры ввода проводок на стадии — ввод в журнал текущих операций, печать документов, проверка правильности, одобрение и разнесение проводок — создает дополнительные возможности контроля проводок. Система позволяет разграничить права на работу с проводками по перечисленным выше этапам. Так, одному пользователю могут быть даны права на ввод проводок, другому — на печать первичных документов, еще одному — на одобрение и разнесение проводок.

Система позволяет обрабатывать отложенные проводки. Формировать проводки можно путем копирования ранее разнесенных проводок с автоматической сменой знака суммы, номера документа и т.д.

В план счетов могут быть включены фиктивные счета заголовков, а также итоговые и рассчитываемые счета. Их использование повышает структурированность плана счетов и обеспечивает мгновенный доступ к интегральным показателям. Можно, например, создать рассчитываемый счет, на котором будет отбираться коэффициент текущей прибыльности, формируемый по данным из счетов реализации и учета затрат.

Стандартные возможности системы по аналитическому учету в разрезе товаров, клиентов и т. п. дополняют средства так называемой сквозной аналитики. В системе можно создать коды аналитики и использовать их во всех модулях системы для анализа данных под разными углами зрения — в разрезе подразделений, групп продукции, центров затрат и т.п. По некоторым счетам возможно задать принудительное разнесение проводок по кодам аналитики.

В систему включены средства для формирования и отслеживания выполнения различных бюджетов — реализации, затрат на оплату труда, общехозяйственных расходов, прибылей и убытков и др. Формирование бюджета включает выбор счета, для которого будут созданы бюджетные данные, выбор одной из моделей бюджета, а также задание параметров бюджета — даты, на которую будут действительны создаваемые данные, суммы и валюты бюджета. Бюджет, созданный на один месяц, можно распространить на весь год, а затем дополнить бюджетом на конкретную дату. В дополнение к первому бюджету можно, например, спланировать дополнительную реализацию в 2000 долл. на 1 января. Пользователь может создать бюджетные данные по каждому счету на основании фактических данных по сальдо счетов за предыдущие периоды. По каждому счету можно проанализировать фактическое исполнение выбранной бюджетной модели.

Специальные функции системы обеспечивают согласованное формирование бюджетных данных нескольких связанных счетов. Так, бюджеты расходов на рекламу, денежных поступлений и перечислений НДС могут формироваться по заданным правилам исходя из бюджета реализации.

Реализация концепции двойного учета базируется на ведении в системе двух баз — базы-источника и базы-приемника. Первая база основана на российском плане счетов, но имеет уровень детализации, обобщающий требования налоговой, управленческой и корпоративной отчетности. Вторая база базируется на корпоративном плане счетов. После установления параметров настройки обеих баз, задания соответствия планов счетов и т.д., пользователь получает возможность помимо обычной работы с проводками в каждой базе данных использовать механизм автоматической трансляции (рис. 2). При трансляции проводки можно на уровне отдельных счетов определить тип применяемого курса — исторический, текущий, средний, указанный или специальный.

Система позволяет осуществлять консолидацию данных нескольких компаний, в том числе работающих с разными планами счетов, и в совокупности с механизмом трансляции консолидировать данные, представленные в разных валютах. В случае территориально распределенной структуры организации консолидация проводится с созданием промежуточных электронных файлов.

Система позволяет формировать все виды документов, регламентированных российским законодательством, в том числе: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, кассовый отчет и журнал регистрации авансовых отчетов, оборотные и контрольно-шахматные ведомости общепринятых форматов.

Встроенный в систему генератор российской налоговой отчетности, содержащий несколько десятков стандартных отчетных форм, позволяет привязывать к ячейкам шаблонов данные выбираемых счетов — обороты, сальдо, обороты в корреспонденции и т. п. (рис. 3).

В дополнение к большому числу готовых к использованию аналитических и финансовых отчетов и форм, есть возможность создавать необходимые отчеты с помощью встроенного генератора отчетов, а также любых других средств обработки данных, в частности, CrystalReport и MS Access.

Система позволяет работать с неограниченным числом валют, выполняет переоценку счетов и автоматический учет курсовых разниц, сохраняет информацию по разноске пользователем проводок и другим действиям в журнале проводок.

Учетные периоды формируются в соответствии с требуемыми задачами. Пользователь может временно блокировать и закрывать периоды, по которым сдана отчетность. В системе реализованы специальные “открывающие” и “закрывающие” периоды, которые позволяют четко отделять проводки по начальным сальдо, проводки закрытия месяца и года.

В системе поддерживаются проводки “красного” и “черного” сторно. Имеются средства для просмотра информации в графическом виде (рис. 4).

Система содержит механизм сквозного динамического просмотра информации, обеспечивающий анализ связанной информации в различных модулях системы. С помощью этого механизма пользователь может по конкретной проводке выяснить, какие первичные документы породили проводку, как проводка изменила состояние взаиморасчетов, какие еще бухгалтерские счета обрабатывались в ходе породившей проводку хозяйственной операции.

Интеграция обеспечивается простейшими средствами импорта/экспорта данных (в Excel, например), стандартными интерфейсами ODBC, DDE, VBX, DLL, а также средствами встроенной среды разработки системы. Последние используются для интеграции системы с приложениями и АРМ других поставщиков.

Картотека кредиторов. Учет платежей, счетов-фактур и взаимозачетов. Автоматическое формирование любых платежных документов, включая электронные. Оптимизация потока платежей. Механизм регистрации, анализа, одобрения и оплаты счетов. Мгновенный доступ к данным по исходной хозяйственной операции, порожденным в других модулях. Множество валют. Установка языка для формирования наименований товаров. История операций по кредитору за любой период. Автоматический расчет курсовых разниц. Десятки управленческих и финансовых отчетов, включая электронную Книгу Покупок.

Модуль Кредиторы наиболее тесно интегрирован с модулями Главная книга, Закупки и Склад.

Карточка кредитора содержит полную информацию по кредитору. Она включает его основной адрес и неограниченное число альтернативных адресов, а также реквизиты основного банковского счета и неограниченного числа альтернативных. Здесь же содержится информация об отнесении кредитора к той или иной группе кредиторов по ценам и скидкам, согласно условиям заключенного с ним договора, и другая информация.

Настройка доступа к карточке кредитора и настройка ее внешнего вида выполняются на уровне отдельного пользователя. Последняя выполняется путем перемещения, модификации и удаления имеющихся полей, а также включения в карточку новых полей. Карточку можно настроить таким образом, что рядовой бухгалтер будет видеть в ней только адрес и банковские реквизиты поставщика, а главный бухгалтер сможет редактировать данные, использовать функции анализа и обработки кредиторских операций. Кроме того, средства разработки системы “КОНКОРД” позволяют подключать к полям новые справочники и новые функции их обработки.

Находясь в карточке кредитора, пользователь может мгновенно получить информацию об открытых и закрытых кредиторских операциях, накладных, зарегистрированных счетах-фактурах и т.д., а также просмотреть по каждой операции связанные с ней и выполненные в других модулях системы бухгалтерские и количественные проводки, например по складским движениям, показанные в других модулях системы.

Модуль Кредиторы содержит информацию как по операциям, обработанным в данном модуле, так
автоматические проведенные в него проводки по операциям, обработанным в модулях Закупки, Производство, Главная Книга. Это операции по приему счетов от поставщиков, платежам кредиторам, взаимозачетам и т. д.

Поступивший платеж может быть сопоставлен с несколькими счетами, счет может быть закрыт несколькими платежами, возможно любое другое соотношение между счетами и закрывающими их платежами (рис 5). Механизмы закрытия счетов и взаимозачетов обрабатывают счета в разных валютах. В ходе обработки таких платежей система автоматически рассчитывает реализованную курсовую разницу и переоценивает валютные задолженности на конец месяца. По каждой операции хранится полная история ее обработки, в том числе информация по закрытию счета на соответствующий платеж.

Для лучшего контроля ситуации по расчетам с кредиторами в системе предусмотрен специальный механизм, с помощью которого входящие счета регистрируются без создания бухгалтерских проводок. Эти счета можно просмотреть в карточке кредитора вместе со счетами, помеченными как одобренные. На этом базируется возможность оценить потребности в денежных средствах по расчетам с конкретным кредитором и общую задолженность предприятия по всем кредиторам.

Ответственные за одобрение счетов (как правило, по каждому типу счетов — за услуги, ТМЦ, основные средства и т.п., — есть свой ответственный) выясняет, поставлен ли товар, оказана ли услуга, после чего бухгалтер анализирует затраты и относит их на бухгалтерские счета или привязывает счет к ранее созданной заявке поставщику.

К разнесенным ранее приходам можно привязать дополнительные расходы по хранению, доставке, страховке поступивших товаров и т.п., которые могут поступить от того же или другого поставщика.

Распределение ответственности за различные этапы обработки счетов выполняется с помощью механизма настройки прав на выполнение операций со счетом.

Система включает средства автоматизированного создания платежных документов. В дополнение к множеству стандартных форм к системе могут быть подключены созданные под заказчика различные специализированные формы, а также электронные файлы нужного формата для работы с системами класса “Клиент-Банк”. Платежи можно формировать вручную, как, например, по предоплатам, или с помощью мощного механизма автоматического анализа зарегистрированных счетов, который проверяет правильность их. По результатам проверки с учетом срока оплаты формируются предложения по оплате. Данный механизм позволяет пользователю управлять потоками денежных средств. Он снабжает его информацией, которая позволяет полностью контролировать ситуацию: не оплачивать счета раньше срока и в то же время не допускать просроченных задолженностей, а значит и штрафных выплат.

Система содержит множество готовых к использованию отчетов, в их числе, например, отчет о расчетах с кредитором, отчет по суммарной задолженности к оплате за указанный пользователем период. Имеются также средства для получения статистических данных и их графического анализа.

Так, в системе можно просмотреть данные по поставкам, проходившим через конкретного поставщика, сравнить объемы поставок за разные периоды, получить данные по складскому товарообороту, совершенным закупкам и др. Эти и многие другие характеристики можно рассчитывать по фактическим и бюджетным данным и представить в виде сравнительных таблиц, относящихся к разным периодам.

Ведение картотеки клиентов. Любое число адресов доставки и банковских реквизитов. Учет счетов-фактур, оплат и взаимозачетов. Отслеживание дебиторской задолженности, начисление штрафных санкций. Контроль кредитного лимита. Валютная переоценка. Особенно тесно модуль Дебиторы интегрирован с модулями Главная книга, Заказы и Проекты.

В карточку дебитора пользователь вводит:

• адресные данные дебитора; возможно указать любое число адресов доставки заказа и высылки счетов;
• банковские реквизиты дебитора. Аналогично адресным, можно хранить произвольное число банковских реквизитов;
• множество параметров, определяющих условия отгрузки, доставки и оплаты заказа. В их числе: размер кредитной линии, установленной дебитору, группы цен и скидок, к которым он отнесен, условия начисления штрафных санкций и др.

Используя встроенные средства разработки системы, пользователь очень просто может добавить в карточку необходимые поля и привязать к ним нужную функциональность. Система “КОНКОРД” позволяет на уровне каждого пользователя устанавливать права доступа к экранным формам и их полям, а также настраивать внешний вид форм — перемещать и удалять поля, изменять их длины и др. Иначе говоря, картотеку можно настроить таким образом, что рядовой бухгалтер будет видеть в карточке только адресную информацию по дебитору и не сможет удалять карточки из картотеки, а у главного бухгалтера будет полный доступ к карточкам, за исключением, быть может, настройки кредитной линии клиента.

Можно указать код того дебитора, по счетам которого следует выставлять счета, например, код головной компании холдинга, в который входит заказчик, а также код кредитора, если дебитор выступает по отношению к организации и в роли заказчика, и в роли поставщика.

В модуле Дебиторы можно формировать счета-фактуры напрямую, здесь же отражаются все дебиторские операции, созданные в модулях Главная Книга и Заказы. Платежи могут “закрываться” друг на друга в отношении “многие ко многим”, то есть один платеж можно отнести к двум выставленным счетам, двумя платежами закрыть один счет, несколько платежей соотнести с рядом счетов. В системе поддерживаются взаимозачеты организации с дебиторами, кредиторами и сотрудниками.

Система позволяет вести учет задолженностей в любой валюте и сопоставлять с ними платежи в разных валютах. Например, в “КОНКОРД” возможно закрыть счет, выставленный в условных единицах, платежом в рублях; курсовая разница рассчитается автоматически. Специальная функция системы предназначена для расчета нереализованной курсовой разницы по валютным операциям.

Находясь в карточке дебитора, пользователь может вызвать на экран форму, в которой показаны все проводки, выполненные по данному дебитору, которые он может нужным образом отсортировать и отфильтровать. По каждой проводке можно просмотреть источник ее формирования: счет-фактуру, выставленную в модуле Заказы или Проекты, платеж, отраженный в Главной Книге и разнесенный через ее банковский журнал и т.д., а также просмотреть все связанные с данной проводкой операции и их отражение в учете — например, бухгалтерские и количественные проводки по складским товарным движениям и т. п.

Модуль содержит механизм автоматического выделения НДС из предоплаты и последующего реверсирования данной операции при отгрузке, выставлении реального счета-фактуры и сопоставления ее с платежом.

По каждой задолженности отслеживаются факты просрочки платежа. Необходимую для этого информацию система выбирает из карточки заказа. Данные по задолженности фиксируются с привязкой к карточке дебитора, благодаря чему система может автоматически формировать письма-напоминания об оплате, блокировать дальнейшую работу с клиентом, формировать счета по штрафным санкциям (рис. 6).

Система формирует: Выписки из счета дебитора, в которых реализованы функции сортировки сумм по срокам оплаты и валютам, Списки неоплаченных заказов по каждому дебитору на определенную дату, Книгу продаж; Списки частично оплаченных заказов, Счета, выставляемые по штрафам, Напоминания об оплате, Отчеты о поставке товаров по отдельным дебиторам, Списки неоплаченных заказов и др. (рис. 7).

Реализованные в системе специальные управленческие отчеты позволяют подготавливать статистические данные по каждому клиенту: объем оборота, прибыльность, регулярность оплаты и т.д.

По каждому дебитору в системе хранятся все выписанные ему счета-фактуры и накладные, которые можно в любой момент просмотреть и напечатать.

Форма Книги Продаж разработана в соответствии с Порядком ведения журналов учёта счетов-фактур при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утверждённому постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 (с изменениями от 2 февраля 1998 г.)

Полная поддержка функциональности, диктуемой стандартами MRP I, MRP II. Планирование всех аспектов производства — от расхода сырья до загрузки производственных мощностей и нормативной себестоимости. Производственные спецификации любого уровня вложенности. Производственные маршруты произвольной структуры, операции, определяемые вариантом изделия. Множество способов учета брака. Широкий набор алгоритмов планирования. Детальное планирование производств с использованием графиков Гантта.

Модуль Управление Материальным Производством (УМП) объединяет средства автоматизации учета и планирования производственных затрат, ресурсов и мощностей. Он тесно интегрирован с модулями Заказы, Закупки, Склад, Главная Книга, Проекты, Зарплата. Так, автоматическое создание производственных заказов базируется на данных о клиентских заказах, которые обрабатываются в модуле Заказы. Формирование заявок на поставку комплектующих и сырья происходит с использованием средств модуля Закупки. В модуле Склад ведется автоматический или ручной учет отпуска сырья и комплектующих в производство и оприходования готовой продукции. Модуль Главная Книга автоматически формирует проводки по себестоимости производимой продукции, незавершенному производству и т.д. Данные по производственному оборудованию, поставляемому в рамках инженерных, монтажных и других проектов, рассчитываются в модуле Проекты. Наконец, в модуле Зарплата учитываются выход готовых изделий, отработанные часы и др.

Таким образом, система “КОНКОРД” предоставляет пользователю возможность управлять всем производственным циклом — от составления сметы, и планирования ресурсов и затрат до расчета фактической себестоимости продукции.

Модуль УМП поддерживает современные концепции управления производственными ресурсами — стандарт MRP I — Material Requirements Planning и стандарт MRP II — Manufacturing Resources Planning. Первый стандарт регламентирует планирование потребностей в материалах, второй — процедуры планирования производственных ресурсов. Следование этим стандартам позволяет оптимизировать закупки сырья, загрузку производственных мощностей, другие производственные и связанные с ними процессы.

Множество параметров системы позволяет использовать модуль для построения как индивидуальных, так и массовых производств в самых разных отраслях народного хозяйства — в пищевой, химической, обрабатывающей промышленности и т.д.

Базовое понятие системы — ”производственный заказ”— включает совокупность материалов, средств производства и операций, обеспечивающих создание продукции. Производственный заказ в “КОНКОРД” имеет следующие этапы жизненного цикла.

• Расчет сметы — оценка нормативных производственных затрат.
• Расчет потребления материалов и ресурсов, определение нехватки сырья или мощности ресурса, резервирование складских единиц под производство.
• Детальное планирование — определение точных дат начала и завершения производственного заказа.
• Фактическое открытие производства, отгрузка материалов на складе, создание заказов на закупку услуг или товаров у сторонних предприятий, списание незавершенного производства.
• Завершение — фактическое закрытие производства — оприходование готовой продукции на склад, снятие резервирования с материалов или ресурсов.
• Расчет фактической себестоимости — калькуляция себестоимости готовой продукции на основе реально затраченных средств, использованных ресурсов и сырья, издержек и потерь при производстве, соответствующие бухгалтерские проводки.

В “КОНКОРД” существуют три контура управления производственным заказом:

• УМП 1 — расчет себестоимости и потребностей в сырье;
• УМП 2 — планирование производственных ресурсов на уровне групп ресурсов (например, цехов, групп станков и т.п.);
• УМП 3 — детальное планирование производства на уровне отдельных ресурсов (например, станков, инструментов).

Реализованные в системе алгоритмы планирования позволяют рассчитать дату поставки изделия, объемы потребностей в сырье и комплектующих, найти узкие места в производственных мощностях и т. п. (рис. 8). Возможно перепланирование операций с помощью специализированных экранных форм или графиков Гантта.

На графике сетевого планирования Гантта каждая операция может быть перемещена пользователем на другое время, отнесена к другому ресурсу и т.д. Тут же возможно посмотреть, как это действие сказывается на других операциях производственного маршрута данного и связанных производств, а также использовать функции перепланирования производств.

Система позволяет планировать производства вперед и назад (по отношению к дате составления плана), с учетом связанных хозяйственных операций (закупки, заказы, вспомогательные производства), в условиях ограниченной мощности ресурсов и реальной динамики склада расходных материалов. Планирование может производиться исходя из: правильной загрузки ресурсов, наименьшей заполненности склада, удовлетворения конкретных заказов, поступления расходных материалов, приоритета и т.д.. Система не только позволяет спланировать производство в условиях недостаточности сырья и ресурсов, но и рассчитать сдвиги в графиках из-за отставания той или иной хозяйственной операции и предложить действия для возвращения к запланированным срокам. При планировании система определяет критические ресурсы и расходные материалы, а также позволяет вести долговременное планирование на основе производственных заказов или графиков поставок сырья с использованием складских бюджетов.

Система позволяет:

• вести автоматический учет технологических ремонтов оборудования, предупреждая об их необходимости;
• создавать резервные и архивные копии спланированных производств;
• представлять данные о загрузке мощностей и ресурсов в графическом виде.

Маршрут в системе может содержать любое число операций, быть линейным или сетевым (рис. 9).

Наряду с индивидуальным формированием производства возможно его задание на основе стандартных производственных маршрутов и спецификаций (комплектующих и сырья). Каждая операция может включать ссылку на используемый инструмент, оборудование и производственный персонал. На основе этих данных ведется планирование загрузки мощностей. Привязав потребление сырья к каждой производственной операции, входящей в маршрут, можно вести попередельный производственный учет любого уровня разбиения. При определении спецификаций и маршрутов можно использовать так называемые варианты производства изделий, отличающиеся от базовой схемы производства некоторыми операциями и компонентами спецификации. Чтобы задать производство по варианту, не нужно полностью описывать маршрут и спецификации, достаточно указать отличающиеся операции и компоненты.

Производственные спецификации могут включать сырье, товары, услуги (в том числе внешних подрядчиков), а также вложенные спецификации любого уровня сложности, которые могут включать компоненты закупаемые, производимые самостоятельно или с привлечением сторонних подрядчиков.

В системе можно комбинировать различные методы учета с целью организации максимального контроля над производственными процессами и текущими расходами. В частности, система позволяет организовать:

• учет на основе Заказов/Проектов, характерный для предприятий с мелкосерийным производством, опытным и уникальным производством;
• попередельный учет (полуфабрикатный способ), характерный для предприятий с крупносерийным производством.

Чрезвычайно важный аспект системы — настройка автоматического расчета плановой и фактической себестоимости производимых изделий. Этот расчет выполняется с учетом коэффициентов издержек, задаваемых по каждой производственной операции, мощности включенного в производственный маршрут оборудования, квалификации задействованных рабочих, нормативов отбраковки и т.п.

Система поддерживает:

• формирование производственной себестоимости с нормативным списанием косвенных расходов на готовую продукцию;
• формирование производственной себестоимости с полным списанием периодических (постоянных) затрат на готовую продукцию.

Полная себестоимость выпускаемой продукции может рассчитываться как на основе плановых показателей с дальнейшим расчетом и учетом отклонений фактических показателей от плановых, так и на основе только фактических показателей. При формировании полной себестоимости выпускаемой продукции возможно использовать разные методы расчета стоимости отпускаемых в производство ресурсов: ЛИФО, ФИФО, Средняя цена и Партионный учет. Эти же методы используются при расчете незавершенного производства (при отпуске на готовую продукцию), а также для оценки продукции при отпуске со склада.

В системе реализованы:

• расчет себестоимости на основании фактических расходов ресурсов, задействованных на всех этапах производственного процесса, характерный для предприятий, ведущих детальный производственный учет. Данный метод позволяет контролировать расходы практически на любом уровне производственного процесса;
• расчет себестоимости незавершенной и готовой продукции методом условно-чистой продукции, характерный для предприятий, не ведущих детального производственного учета.

Производственные модули включают разнообразные средства нормирования и учета брака на всех стадиях производственного процесса с соответствующим автоматическим или полуавтоматическим отражением операций в бухгалтерском учете.

В системе поддерживается гибкий механизм учета вторичных продуктов производства, результатов сборки изделий и многие аналогичные операции.

В модуле имеется мощный механизм автоматизации логистики производственных операций и, соответственно, их отражения в бухгалтерском учете. Система позволяет эффективно обрабатывать большие объемы первичной документации, возникающей в связи с производственным процессом: учет времени операторов/групп работников, наряды, лимитно-заборные карты, накладные, брак-карты и любые иные документы подобного рода. Средствами модулей эффективно автоматизируются процедуры инвентаризации, учет недостач и потерь.

Система содержит большое количество стандартных отчетов, отражающих базовые данные по производствам, проводки по расходам/ приходам на склад, расходам ресурсов, НЗП, статистику потерь и брака, данные об эффективности и загрузке ресурсов, списки нехваток и предупреждений, отчеты о работе, переданной на сторону, и другие отчеты.

Резервирование товаров — имеющихся в наличии и из будущих поставок. Индивидуальные условия доставки и оплаты для отдельных заказов, поставка в несколько приемов. Управление недовыполненными заказами. История накладных и фактур по каждому заказу. Анализ прибыльности на уровне номенклатуры, товарной группы, отдельного заказа, клиента и т.п. Клиентская кодировка товарной номенклатуры. Расчет комиссионных. Подготовка оферт.

Модуль Заказы является дополнением к модулю Дебиторы и предполагает совместную эксплуатацию с модулем Склад. Модуль полностью интегрирован также с модулями Закупки и Управление Материальным Производством.

Полная информация по каждому заказу регистрируется в карточке заказа. При его оформлении в карточку могут автоматически переноситься такие параметры клиента, как ценовая группа товара, условия поставки, адрес доставки и т.д. В то же время все эти параметры можно переопределить на уровне данного заказа.

Множество отчетов по картотеке заказов позволяют получить полную картину обработки заказа, включая дату и номенклатуру по каждой отгрузке.

Заказ проходит стадии обработки, определяемые настройками системы и действиями пользователя. В числе этих стадий: подготовка оферты, печать подтверждения заказа клиенту, подготовка предварительной накладной, счета и счета-фактуры, печать накладной для отгрузки на складе, обработка фактического отпуска по накладной и выставление окончательного счета и счета-фактуры.

Формирование документов можно производить в пакетном режиме, например, в течение дня можно осуществлять прием и обработку заказов и по одобренным заказам автоматически формировать пакеты документов по отгрузке. Пользователь имеет мгновенный доступ из карточки заказа к журналу проведенных по заказу накладных и фактур, из которого можно просмотреть все складские операции, бухгалтерские проводки и т.д.

При вводе заказа можно вручную или автоматически резервировать товар.

Резервирование товаров может происходить автоматически или вручную. Подобным же образом осуществляется так называемая пометка товаров на уровне партий и серийных номеров. С помощью данного механизма можно указать, что отгрузка заказа делается из партии с конкретным сроком годности, а также выбирать для отгрузки оборудование с конкретными серийными номерами.

По каждой строке заказа цена реализации, сумма или процент скидки, итоговая сумма формируются с учетом общих параметров заголовка заказа и индивидуальных параметров строки — номенклатурной единицы, товарной группы, количества единиц (рис. 10).

При необходимости можно внести корректировки в автоматически рассчитанные величины. При формировании цены заказа дополнительно можно использовать механизм начисления скидки в зависимости от общей суммы заказа и так называемые многострочные скидки по товарным позициям, отнесенным к группам скидок.

Как для всего заказа, так и для каждой его строки можно указать коммерческого представителя, по которому автоматически будет производиться расчет комиссионных и перенос данных в модуль Зарплата.

По каждой строке заказа можно определить полную или частичную отгрузку и указать дату отгрузки.

Облегчает создание заказа в системе возможность копировать строки других заказов, накладных и счетов-фактур, в том числе с переменой знака, что упрощает регистрацию кредит-нот.

Строки заказа можно отсортировать по коду товара, количеству, дате поставки и другим критериям. Система также позволяет выполнять автоматическое объединение строк по одной номенклатуре и с одинаковыми условиями поставки.

Отраженные в Главной книге проводки формируются автоматически на основе шаблонов проводок, определенных на уровне матрицы товаров, товарных групп, клиентов или клиентских групп, и прочих параметров.

Данные по строкам заказа, в частности, цены и ожидаемые сроки поставки товаров при создании производства, его планировании и калькулировании переносятся в производственную картотеку. На основании поступивших от клиентов заказов по поставке товаров система может сформировать планы производств и/или предложения по закупкам сырья и комплектующих.

Модуль содержит большое число готовых отчетов, позволяющих анализировать заказы с точки зрения их текущего состояния, прибыльности и т.п.

Отслеживание всех этапов поставки — от заявки поставщику до приходования товара по накладной и обработки счетов-фактур. Разнесение дополнительных расходов — таможенных, транспортных и т.п. Суммы в любой валюте и документы на любых иностранных языках. Регистрация прейскурантов по поставщикам. Автоматические предложения по закупкам. Резервирование закупок под проекты, заказы, производства.

Модуль Закупки, являющийся расширением модуля Кредиторы, тесно интегрирован с модулями Главная Книга, Склад и Проекты.

Модуль Закупки позволяет оптимизировать весь цикл обработки закупок, который включает следующие этапы.

• Формирование заявки поставщику. Заявка формируется вручную или в автоматическом режиме на основе созданных системой так называемых предложений по закупке. Система разрабатывает эти предложения на основе потребностей в продукции, зафиксированные в модулях Заказы, Проекты, Управление материальным производством, а также расчета производных от них потребностей в сырье и комплектующих.
• Приходование по накладной — в один или несколько этапов. Пользователь сразу сопоставляет поставленные ТМЦ с размещенными у поставщиков заявками и получает полную картину по недопоставке или перепоставке продукции. Такой механизм значительно снижает вероятность ошибки на последующих этапах обработки счетов-фактур.
• Обработка счета-фактуры может быть выполнена с помощью механизма регистрации и одобрения в модуле Кредиторы или напрямую в модуле Закупки. Обработка включает сопоставление фактур с фактическими приходами ТМЦ по накладным. При необходимости обработка приходной накладной и счета-фактуры могут быть выполнены за один шаг.
• Следующий этап — оплата счета-фактуры — полностью автоматизирован за счет интеграции с модулем Кредиторы, где и осуществляется подготовка платежных документов, обработка банковских выписок и т.д.

Система позволяет автоматически относить на себестоимость приобретенных товаров суммы дополнительных затрат, понесенных в связи с осуществлением поставки по закупке — транспортные расходы, страховку, таможенные платежи. Эти суммы могут быть указаны пользователем в момент проведения полученного счета-фактуры либо начислены позднее, после получения им подтверждающих документов. Имеется возможность в момент проведения фактуры учитывать дополнительные затраты, не подлежащие включению в себестоимость товаров.

При подготовке заявок средствами модуля можно анализировать хранимые в системе прейскуранты поставщиков, а также использовать кодировку номенклатурных единиц поставщика, отличающуюся от внутренней кодировки. Документы могут быть автоматически сформированы на любом иностранном языке. Выбор языка выполняется в соответствии с кодом языка, указанным в карточке поставщика.

В процессе приходования ТМЦ в систему можно вводить серийные номера поставщика и сроки годности единиц и партий товаров, а также автоматически присваивать им внутренние серийные номера.

При оформлении закупок данные по выбираемому пользователем кредитору переносятся в карточку закупки, определяя условия поставки, оплаты и т.п. При подготовке конкретной закупки их можно изменить.

По каждой строке заявки поставщику можно указать склад для приходования товара, задать объемы частичной поставки и др. Формирование заявок облегчается возможностью копировать строки ранее сформированных заказов. Копирование количества товаров можно выполнять с отрицательным знаком. Это упрощает рабочие процедуры по оформлению возврата партий товара поставщику, например, регистрацию кредит-нот. Система позволяет сортировать строки заказа в соответствии с различными критериями и объединять записи по одному товару в одну строку заказа.

Каждую строку закупки можно привязать к соответствующему проекту, заказу клиента или производству.

Система поддерживает целый спектр отчетов, в числе которых: Отчеты по закупкам, содержащие номера, даты оформления документов и итоговые суммы; Отчеты по объему закупок в иностранной и национальной валютах; Книга Покупок.

Бухгалтерские проводки в Главную Книгу создаются автоматически на основе заранее сформированных пользователем моделей разноски. Последние можно формировать в рамках детальной матрицы по товарам, товарным группам, кредиторам, группам кредиторов, кодам НДС и т.д.

Учет услуг, товаров и спецификаций. Неограниченное число складов. Четыре метода списания себестоимости. Формирование сценариев цен и скидок. Автоматизированный расчет прямых и производных потребностей. Корректировка стоимости. Ведение спецификаций и их вариантов. Работа с номерами серий/партий/,сроками годности. Разработка бюджетов по складу. Интеграция с внешними устройствами.

Модуль Склад тесно связан с модулем Главная книга, что позволяет автоматизировать бухгалтерский учет товарооборота, а также с модулями Закупки, Заказы, Управление Материальным Производством и Проекты.

В модуле Склад могут учитываться:

• обычные товары;
• услуги;
• спецификации, то есть наборы материальных компонентов и/или услуг. Спецификации могут содержать другие спецификации; число уровней вложенности не ограничено. Возможно ведение так называемых вариантов спецификаций, которые отличаются от базовой спецификации рядом компонентов, деталями обработки и т.д. (рис. 11).

Модуль содержит средства для автоматической обработки спецификаций — расходования компонентов и оприходования готовых спецификаций.

Учитываемые складские единицы обладают множеством признаков группировки. Их можно группировать по цене, размерам скидок, номенклатурным группам, определяющим порядок автоматического создания бухгалтерских проводок по хозяйственным операциям и т.п.

По каждой номенклатурной единице можно определить набор параметров, определяющий, как система будет рассчитывать необходимость закупки/производства. В рамках оценки так называемых потребностей в товаре (сырье, комплектующих и т.д.) система осуществляет интегральную оценку наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемое потребление в качестве производственного компонента и т. п. (рис. 12).

По результатам оценки подготавливается предложение по дополнительным закупкам и запуску товара в призводство.

При запуске соответствующих функций система может учитывать целый ряд условий, в частности:

• Следует ли пополнять запасы путем оценки общей потребности за указанный пользователем период?
• Допускается ли отрицательный уровень запасов данного товара?
• Следует ли создавать отдельные предложения на закупку/производство по каждой зарегистрированной в системе потребности в товаре?

• Является ли ориентиром к поставке (прекращению поставки) достижение установленного минимума (максимума) объема товара?
• Каков срок упреждения, то есть за сколько дней необходимо инициировать закупку?

Помимо расчета и формирования новых предложений на производство и/или закупку, система готовит предложения по более оптимальному покрытию потребностей. Так, система может порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить объем уже созданных закупок, а не создавать дополнительные. Данные о том, что заказ может быть выполнен только частично и с запаздыванием, используются для корректировки программ производства и заказов, а также поиска других поставщиков материалов.

По каждой номенклатурной единице система позволяет отслеживать поступление новых партий товара, автоматически присваивать или вводить вручную номера партий или серийные номера, а также сроки годности, сопоставлять конкретный отпуск товара с партией прихода и отслеживать движение партий.

С помощью механизма задания цен и скидок можно формировать подробные сценарии, определяющие порядок установки цены и различных видов скидок по конкретному товару, для группы товаров, которые могут задаваться в определенном временном интервале; их размер может зависеть от клиента, заказываемого количества и т.п.

Складские запасы можно отслеживать по любому числу складов и конкретных мест размещений на складе. По каждому товару отслеживается семь различных состояний — заказанные товары, зарезервированные на складе, отпущенные, но не отфактурованные товары и т.п.

По каждой номенклатуре можно мгновенно получить количественную и суммовую информацию с разделением по физическому местонахождению, статусу товара и т. п., просмотреть все складские движения и источник их формирования — заказы клиентов, производственные операции, закупки у поставщиков и т.д., а также просмотреть сформированные по каждому движению бухгалтерские проводки.

Автоматический расчет списываемой себестоимости может осуществляться в соответствии с одним из четырех методов, поддерживаемых системой: ФИФО, ЛИФО, по средней стоимости, по реальной стоимости (партионный учет). Возврат товаров можно привязать к предшествующей операции и таким образом обеспечить правильный расчет себестоимости. Специальный механизм перерасчета позволяет автоматически создать корректирующие проводки по уже списанной себестоимости в случае ввода операций задним числом.

Расходы на хранение, транспортировку и т. п. могут быть отнесены на себестоимость товаров, находящихся в наличии.

Используя функциональность складских моделей, пользователь имеет возможность определить любое число типовых операций по перемещению товаров между складами, списания со склада, оприходования излишков и т.п. Для каждой операции можно определить свой формат печатной формы — акт списания, акт перемещения и т.п., а также задать по каждому типу документов отдельную нумерацию.

В случае автономного использования модуля “Склад” (отдельно от модулей “Заказы” и “Закупки”) операции отпуска и прихода товара вводятся в складские журналы, наиболее же часто они формируются автоматически в ходе обработки соответствующих заказов/закупок в соответствующих модулях.

Специальный журнал предназначен для учета результатов инвентаризации. На основании этих результатов система автоматически создает необходимые бухгалтерские проводки, отражающие выявленные отклонения, а также формирует сличительные ведомости.

Для каждого товара и для каждой товарной группы система позволяет моделировать их приход и уход с помощью механизма бюджетов. Данные бюджетов могут быть перенесены в Главную книгу.

Пользователь имеет возможность определить интересующие его интегральные критерии по статистике реализации и закупки — на уровне отдельных клиентов, групп клиентов, отдельных товаров, в разрезе определенных временных интервалов и т.п. Рассчитанная статистика отображается в динамических экранных формах. Возможно отображение информации в графическом виде.

Система содержит огромное количество готовых отчетов, каждый из которых можно запускать с определяемыми пользователем критериями выборки и сортировки данных, а также выводом промежуточных сумм.

Учет основных средств, нематериальных активов и МБП. Шаблоны проводок. Различные схемы амортизации. Автоматическое начисление износа. Переоценка. Отчеты по накопленному и остаточному износу. Составные ОС. Гарантийное обслуживание и страхование ОС. Бюджеты и сметы. Двойной учет ОС, нематериальных активов и МБП — налоговый и по корпоративным стандартам.

Модуль Основные Средства тесно интегрирован с другими модулями системы “КОНКОРД”. Он обеспечивает все задачи учета основных средств и нематериальных активов: постановку средств на учет, периодическое начисление износа, переоценку средств, реализацию или списание (рис. 13). Средствами модуля возможно организовать учет МБП.

Инвентарные карточки учета основных средств и материальных активов позволяют фиксировать все данные, диктуемые Российским законодательством. Кроме того, в них отражаются оперативные данные, необходимые для очередного начисления износа: дата и сумма следующей амортизации, остаточная стоимость.

Инвентарные карточки можно классифицировать по типу средств, характеру владения (собственное, арендованное и т.д.), характеру использования (сдано в аренду, лизинг клиенту и т.п.) и многим другим параметрам.

В системе реализованы следующие методы автоматического расчета месячных норм амортизационных отчислений: равномерное списание, суммирование чисел, прогрессивный метод, метод снижающегося остатка, ручной метод.

С помощью средств настройки типовых операций можно организовать автоматическую генерацию бухгалтерских проводок. Для каждой группы средств возможно использование своих счетов/субсчетов.

Каждая разнесенная по основным средствам операция автоматически отражается на соответствующих бухгалтерских счетах в модуле Главная книга.

Предложения по амортизации

С помощью механизма предложений по амортизации автоматически генерируются операции по начислению износа отдельных основных средств и их групп, причем как за один, так и за несколько периодов. Создаваемые предложения автоматически попадают в журнал текущих операций, указанный пользователем. Пользователь может просмотреть, изменить, удалить предложение или же разнести соответствующие операции по счетам Главной книги.

Реализованные в модуле отчеты позволяют формировать аналитическую информацию, на основании которой можно оценить текущее состояние ОС и сделать прогноз их состояния на будущие периоды. Он также включает все документы, предписываемые российским законодательством,— Акт приемки-передачи ОС, Акт на списание ОС и т.п.

Модуль позволяет формировать и учитывать основные средства, состоящие из нескольких компонентов, требующих отдельного учета.

В модуле реализованы средства регистрации данных о гарантийном обслуживании, калибровке и страховании ОС. В соответствующих формах отражаются номер договора обслуживания, страховые требования по ОС, сроки действия договора, дата последнего осмотра ОС, стоимость обслуживания и т.п.

Варианты использования ОС просчитываются с помощью бюджетов. Параметры бюджета и варианты его формирования задает пользователь.

Система позволяет обрабатывать все ситуации, вызванные несовпадением принципов отражения ОС в налоговом и корпоративном учете, обусловленные различиями в трактовке ОС, ставках амортизации и т.д.

Возможность модификации и расширения алгоритма расчета на пользовательском уровне. Неограниченное число начислений и удержаний, формируемых пользователем. Настраиваемый формат расчетных листков. Стандартные отчетные формы и отчеты, настраиваемые пользователем. Полная история расчетов за любой период. Автоматическое формирование проводок в Главную Книгу, настраиваемые пользователем модели проводок. Учет любой кадровой информации в определяемых пользователем полях.

Модуль Зарплата полностью интегрирован с модулем Управление материальным производством, что позволяет автоматически рассчитывать начисления по зарплате исходя из рабочего времени, объемов выхода готовой продукции и т.п. Он также интегрирован с модулем Проекты. На этой интеграции базируется автоматизированный расчет начислений по зарплате, связанных, например, с почасовой выработкой при выполнении определенного этапа работ. Интеграция модуля Зарплата с модулем Заказы позволяет автоматически учитывать комиссионные торговых агентов. Как и другие модули системы, данный модуль тесно интегрирован с модулем Главная книга. Проводки по зарплате формируются на счетах Главной книги автоматически, по шаблонам, предварительно настраиваемым пользователем. Кроме того, при обработке операции в журнале модуля Главная Книга можно обеспечить ее автоматический перенос в модуль Зарплата. Это удобно, например, при проведении командировочных расходов в журнале расчетов с подотчетными лицами, который ведется в Главной Книге. В этом случае данные по командировочным расходам будут автоматически перенесены в модуле Зарплата и использованы при расчете подоходного налога для учета превышения командировочных расходов.

Встроенные алгоритмы расчета зарплаты учитывают все законодательно установленные начисления, удержания, льготы и т.д. Задавая начисления, удержания, ставки и параметры расчета, пользователь может модифицировать существующие схемы расчета и, таким образом, создавать на их базе алгоритмы, необходимые его предприятию (рис. 14).

Немаловажной особенностью модуля является возможность многомерной группировки сотрудников. С помощью этого механизма можно настроить тарифную сетку и, разнеся сотрудников по категориям, в будущем иметь возможность обновлять ставки и оклады путем обновления данных по категориям.

В процессе расчета зарплаты система использует так называемые счетчики, в которых хранятся накапливаемые данные — общая сумма подоходного налога, сумма начислений и т.д. за заданный период — день, неделю, месяц, квартал, год, несколько лет. При необходимости можно вручную откорректировать данные по каждому счетчику; все такие корректировки запоминаются в системе. Система позволяет определить любые новые счетчики и переопределять алгоритмы расчета существующих. Такая возможность полезна, например, для учета выданных ссуд и суммы накопленных удержаний по возврату ссуды.

Еще один важный компонент модуля, с помощью которого обеспечивается настройка алгоритма расчета,— так называемые ставки. Система позволяет определять системные ставки, действующие для всех сотрудников, ставки-шкалы (применяются при определении процента подоходного налога), личные ставки, определяемые индивидуально для каждого сотрудника и учитываемые в его карточке (например, процент комиссионных).

Для задания начисления используются от одного до трех входных параметров: количество (например, количество изделий, отработанные часы и т.д.), ставка (например, ставка на одно произведенное изделие) и сумма (используется для начислений типа премиальных). Для каждого начисления можно определить, является ли его величина фиксированной и ее нужно вводить вручную, или она рассчитывается исходя из данных, полученных на том или ином шаге алгоритма. Кроме того, при формировании алгоритма расчета можно автоматически учитывать такие данные, как стаж сотрудника, его возраст, нормативные часы работы и др.

В своей совокупности описанные выше компоненты алгоритма позволяют организовать расчет начислений по зарплате любой сложности. В частности, возможно рассчитывать начисления по числу отработанных дней, начисления по материальной выгоде в виде экономии на процентах при получении заемных средств (возможны как ежемесячные, так и разовые удержания), начисления по переработке, расчеты командировочных сверх нормы; больничных, льгот по подоходному налогу, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск, удержаний подоходного налога.

Формат расчетного листка настраивается пользователем. Для каждого сотрудника и группы сотрудников, одного подразделения, например, можно создать свой формат листка (рис. 15).

Модуль Зарплата позволяет хранить всю историческую информацию по расчетам и формировать соответствующие отчеты. По каждому начислению, удержанию и счетчику пользователь может указать, нужно ли сохранять его величину после очередного расчета или она является промежуточной и ее запоминать не нужно.

Система “КОНКОРД” обладает удобной функциональностью, которая позволяет анализировать введенную информацию как в разрезе отдельного сотрудника, так и всех сотрудников компании с разбивкой по их принадлежности к группам зарплат, по кодам аналитики, периодам и т.д. Помимо отчетов стандартного формата, пользователи имеют возможность создавать дополнительные отчеты и в ходе их формирования выполнять расчетные операции над полями, содержащими числовые данные.

При запуске отчета можно указать произвольные критерии выборки записей из таблицы сотрудников по всем полям и по принадлежности сотрудников к группам, а также задать сортировку и подсчитывать по полям данных промежуточные суммы.

Выходные формы стандартной российской отчетности подготавливаются в модулях Зарплата и Главная Книга. В их числе: Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд РФ; Расчетная ведомость по средствам в Государственный фонд занятости населения; Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования РФ; Расчетная ведомость по страховым взносам в ФОМС.

Модуль Управление Кадрами, являющийся расширением модуля Зарплата, предназначен для учета любой административной информации по сотруднику. Здесь отражаются неявки, болезни, выданные материальные ценности и т.д. Пользователь имеет возможность определять новые поля для хранения в них всех необходимых данных по сотруднику. Это могут быть поля с числовыми данными, используемыми в расчете зарплаты, например о числе иждивенцев и т.п.

Гибкая структура проектов. Детализация проектов по уровням Раздел и Деятельность. Вариантная разработка бюджета для одного проекта. Составление бюджетов в разрезе потребления материалов, людских ресурсов и доходов. Создание коммерческих предложений на основе бюджетов. Удобный механизм регистрации рабочего времени и издержек. Выставление счетов на основе фактически произведенных работ, понесенных издержек, расхода материалов, отработанных часов. Графики выставления счетов для проектов с фиксированным бюджетом. Выставление счетов на предоплату с их последующим погашением. Удобный механизм планирования загрузки сотрудников. Возможность сравнения фактических данных с данными бюджета по проекту.

Модуль Проекты интегрирован с модулями Главная книга, Дебиторы, Закупки, Склад и Зарплата.

В рамках модуля Проекты можно составлять бюджеты по всем составляющим проекта — расходам, рабочим часам, оборудованию, ожидаемым доходам. Бюджеты впоследствии могут быть сопоставлены с фактическими данными для анализа или расчета фактической себестоимости. Бюджеты из модуля Проекты могут быть перенесены в модуль Главная Книга, бюджеты по материалам — включены в функцию расчета потребностей, в результате работы которой система автоматически создает предложения по закупкам.

Для ведения больших и сложных проектов актуальна возможность разделения проектов на этапы работы. Первый уровень детализации — так называемые Разделы. В свою очередь, каждый Раздел может быть разбит на любое число Видов деятельности (рис. 16). Благодаря этому существует возможность распределять бюджет по функциональным подразделениям, определять временные рамки его составных частей, точно определять, в каком именно подразделении, по какому виду деятельности имеет место превышение бюджета по стоимости времени выполнения.

Для планирования загрузки ресурс каждого сотрудника соотносится с определенным календарем, и тем самым определяются его рабочие дни и часы. Понятие “мощность” сотрудника используется для того, чтобы определить, сколько часов ежедневно или сколько рабочих дней в месяц сотрудник может отработать. Исходя из этих данных, менеджер проекта планирует загрузку сотрудника по своему проекту. Планирование можно производить с использованием сетевого графика Гантта.

Регистрацию затраченного по проекту рабочего времени, материалов и оборудования можно производить в едином журнале. В зависимости от решаемой задачи их можно также отражать в специальных экранных формах. Фиксацию почасовой выработки по проекту сотрудник может производить самостоятельно. Эти данные можно также вводить в систему централизованно по всем сотрудникам, участвующим в проекте, согласно данным листов регистрации рабочего времени (рис. 17).

Данные по затраченному времени могут быть перенесены в модуль Зарплата. Транспортные расходы по сотрудникам отражаются в специальном журнале и затем распределяются по проектам или отражаются в модуле Зарплата.

Регистрацию расходов по проекту можно выполнять в модуле Главная Книга. Таким образом удобно регистрировать общие издержки по проекту — командировочные расходы, расходы на билеты, проживание и пр., то есть те расходы, которые обычно регистрируются соответствующими службами бухгалтерии. Счета к оплате за материалы и услуги сторонних организаций, включаемые в стоимость проекта, можно обрабатывать в модуле Кредиторы и относить на соответствующие виды затрат по проекту. Операции по расходу материалов можно создавать и относить на проект непосредственно в модуле Закупки.

Средства модуля Проекты позволяют выписывать счета-фактуры и отслеживать их выполнение. Счета-фактуры можно выписывать исходя из фактических затрат или же — для проектов с фиксированным бюджетом — на основе плановых смет. Пользователю предоставляется возможность определить, какие из расходов будут включены в счет-фактуру. Возможна комбинация описанных двух подходов.

При выписке счета-фактуры отдельные операции могут быть скорректированы. Такая необходимость возникает, например, в случае расхождения числа фактически затраченных часов и часов, которые должны быть оплачены по условиям договора. В этом случае отфактурованная работа относится на счет дебитора, а фактические затраты — на счет проекта. Проводки, не учтенные при выставлении счетов, могут быть соотнесены с отфактурованными проводками, чтобы включить их в качестве расходов в расчеты финансовых результатов проекта.

В системе существует ряд отчетов, которые позволяют сравнивать фактические данные по проекту с тем или иным вариантом бюджета на любой стадии выполнения проекта. Сравнение можно производить как по проекту в целом, так и по его составным частям — Разделам и Видам деятельности, а также по видам затрат, что необходимо для анализа эффективности проекта.

Помимо ряда стандартных статистических отчетов, система включает инструменты, позволяющие пользователю создавать практически любые по сложности отчеты. Отчеты могут включать любое число колонок, в которых могут быть показаны, например, фактические или бюджетные данные по расходу времени, издержкам, товарообороту, показываемые на разных уровнях аналитики. В дополнение к основным показателям могут быть определены расчетные данные.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"