Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

ЦТО “ГРАН-сервис”

ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ТОРГОВЛИ

Не секрет, что переход к использованию электронно-вычислительной техники в любой области деятельности человека вызывает большое количество вопросов. Какую технику купить? Какое программное обеспечение установить? Как организовать правильно учет? И т.д. и т.п.

К сожалению, повсеместное “увлечение” компьютерами сыграло злую шутку с людьми. Многие — не только руководители, но и новоявленные “специалисты”— считают, что автоматизировать любой процесс сейчас не составляет труда, так как выбор вычислительной техники и программного обеспечения очень велик, и здесь нет проблем для беспокойства.

Но, к сожалению, не все так просто.

Любая автоматизированная система управления экономическим объектом (в данной статье рассматривается автоматизация объектов торговли: магазина, аптеки, кафе и пр.), “по классике”, является “смесью” технических, программных, организационных и прочих вопросов, которые необходимо решать при создании системы. Но многие это или забывают, или не знают.

Если электронно-вычислительную технику (в данном случае персональные компьютеры, контрольно-кассовые машины, считыватели штрих-кодов и пр.) научились делать более или менее надежными (все зависит от сборки и комплектации), то программное обеспечение, которое используется для “оживления” железа, в подавляющем большинстве случаев оставляет желать лучшего. Достаточно вспомнить, какие неприятные моменты переживает пользователь с привычным настольным компьютером, использующим всемирно известное программное обеспечение. Компьютер время от времени “зависает” (причем тем чаще, чем “навороченнее” железо и программы), и пользователю ничего другого не остается, как перезагрузить компьютер, тем самым потеряв часть (иногда большую) информации. А вирусы — бич всех сегодняшних всемирно известных программ? А сеть — издержка экономии средств при создании систем? И прочее, прочее, прочее…

Многие сегодняшние создатели прикладного программного обеспечения стараются не говорить об этих проблемах. А стремление русского человека получить что-нибудь подешевле или совсем “на дармовщинку” приводит к непоправимым ошибкам. Вот и получается по принципу “погнался поп за дешевизной…”

Почему приходится об этом вспоминать? Да потому что одно дело иметь компьютер (или сеть из них) в офисе, занимающемся учетом (пусть даже складским или бухгалтерским) или подготовкой документов, где остановка работы системы на некоторое время, может не сыграть такой разрушительной силы, как остановка кассового оборудования (комплекса) в магазине. Другое дело торговля, а особенно розничная,— это деньги, это потеря ценнейшей аналитической информации о ее деятельности, это потеря клиента и др.

Не буду говорить о сложных компьютерно-кассовых системах, построенных на POS-терминалах. Это чересчур сложно, а значит и очень дорого для большинства торговых точек. Речь пойдет о переходных моделях кассовых аппаратов (от автономных к системным), которые, благодаря специальному интерфейсу, смогли подключиться к компьютеру.

Фирмы, производящие и торгующие такими моделями кассовых аппаратов, наряду с интерфейсами, предоставляют и программы для работы с этими аппаратами (драйверы). Но, к сожалению, предоставляемое программное обеспечение обычно не соответствует требованиям покупателей. Как правило эти драйверы разрабатываются для эксплуатации в операционной среде DOS/Windows на базе обычных персональных компьютеров.

Многие производители кассового оборудования, пытаясь обойти описанные выше проблемы, возникающие с компьютером, предлагают переводить работу кассы в автономный режим с предварительной “закачкой” в них номенклатуры продаваемого товара. Иногда на такую работу (в режиме off-line) делается основной упор, то есть выпускаются кассы, в которых полностью отсутствует режим постоянной связи с компьютером (on-line). Да, такой подход позволяет избежать неприятностей во время работы касс с клиентами. Но он полностью мешает возможность получать достоверную информацию о наличии товара в зале, о реализации товара в течение дня, оперативно пополнять прейскурант в кассе и т.д. И самое главное — не исключает возможности появления указанных неприятностей в конце дня, когда необходимо снять информацию с касс и ее обработать.

Еще одна проблема. Сегодняшняя нестабильность в экономике привела к тому, что торговлей сейчас занимаются все кому не лень. Как правило, это специалисты, либо лишившиеся своих рабочих мест, либо получавшие мизерную зарплату — рабочие и служащие, бывшие учителя, врачи, экономисты и пр. Они могут иметь чутье в торговле по принципу купи-продай, но не имеют должного представления об элементарном складском или торговом учете (кроме тетрадки), анализе и организации товарооборота, маркетинге. Таким, да простят меня читатели, “лохам”, как правило, и “впаривают” системы, которые, якобы, за них все сделают и им останется только нажимать кнопки. Обычно, делаются эти системы такими же, как они оставшимися без работы “программистами” и “технарями”, которым важно продать и получить деньги, а как весь этот “вечный двигатель” будет работать и кто его будет обслуживать в дальнейшем — их не интересует.

Конечно, есть и не мало фирм, которые занимаются разработкой и поставкой программного обеспечения для складского и товарного учета. Среди них не мало центров технического обслуживания, которые занимаются поставкой и обслуживанием касс со стандартным программным обеспечением. Но как показывает практика все они работают в общеизвестных ОС DOS/Windows и предполагают серьезное сопровождение компьютерно-кассовых сетей силами самого пользователя. Это ведет к необходимости содержать специалиста (и не одного), знающего особенности работы как касс, так и компьютеров с “навешанными” на них программами.

Но кроме указанных выше трудностей по эксплуатации компьютерно-кассовых систем, есть и другая, не менее, а может быть и более важная. Это психологический барьер. Как уже говорилось ранее, торговлей сейчас занялись все. А это привело к тому, что при установке и запуске компьютерно-кассовых систем, как правило, основное время уходит не на ее установку и запуск, а на обучение работе с ней и на обучение персонала организации правильного учета.

Автоматизированные системы потому и называются системами, что они помогают не только быстро и без особых проблем получить нужную информацию, но и приучают персонал, работающий в системе, к порядку в ведении учета. Автоматизировать хаос (по русски — бардак) невозможно! Можно автоматизировать систему, а значит устоявшийся порядок.

Помимо сказанного, если кассовый аппарат практически видели все (но не все на нем работали), то компьютер многие из новоявленных продавцов (а иногда и менеджеров) видели только по телевизору, и для них работа сопряжена с психологическими сложностями. Кто-то боится сломать дорогостоящую игрушку, а кто-то валит на нее все проблемы с учетом, прикрывая собственное неумение или нежелание нормально работать. Автору этих строк, имеющему более чем 20-летний опыт в создании автоматизированных систем в экономической области, приходится сталкиваться с этим постоянно.

Конечно, в первом случае боязнь что-либо сломать преодолеть легче, если система будет защищена от “дурака” всеми возможными способами и поставщик системы будет терпелив при обучении, а пользователь будет “тянуться к знаниям”. Во втором случае все гораздо сложнее. И тогда приходится прибегать к административным методам — приказам и увольнениям.

Но кроме указанных проблем есть еще одна, с которой сталкиваются сейчас многие торговые организации (да и не только они), начинавшие свою деятельность 7–8 лет назад, когда рынок вычислительной техники и программного обеспечения только разворачивался в России. Это наличие большого количества относительно дешевого “суррогата”— как железа, так и программ. Многие руководители серьезных (и не только торговых) кампаний вынуждены признать, что они стали заложниками того, что предлагалось в те годы на рынке. Да, к сожалению, действительно профессиональных систем в те годы предлагалось мало. Да и стоимость их была так высока, что они были “не по карману” только что появившимся торговым предприятиям. Они вынуждены были экономить каждую копейку. Сейчас они столкнулись с рядом проблем, которые все чаще рассматриваются в различных аналитических статьях о направлениях развития вычислительной техники и ее эксплуатации.

Что же это за проблемы? Вот некоторые из них.

Сначала купили компьютер. Потом другой. Затем поставили сеть. Затем перешли к клиент/серверной технологии обработке данных. Да, это дешево, да, это дает гибкость и широкие функциональные возможности, но обслуживание и поддержание таких систем, по сравнению с теми же мейнфреймами (центральными машинами с простыми терминалами) обходится с течением времени гораздо дороже (на 50 % и более).

Первые, да и многие из нынешних, программных продуктов писались на базе дешевых средств (dBase, FoxPro, FoxBase, Clipper), которые хороши для работы с небольшими базами данных на локальном рабочем месте — персональном компьютере. Но все эти средства для работы в сети требуют больших затрат на суперсерверы и стомегабитные средства связи, переделку программ и т.д. Дешевые персональные системы плохо масштабируются. Они привлекают клиента своей дешевизной, но затем становятся препятствием для роста бизнеса.

Для большинства практических пользователей электронно-вычислительной техники (мы имеем ввиду кассиров и продавцов) вовсе ненужны “прелести” Windows, мышки, цветные экраны и прочая мишура. Для них главное это четкие цифры и текст, отображенные на монохромном терминале, простая клавиатура и высокое быстродействие системы. Все это облегчает их жизнь.

Другое дело — руководитель или менеджер. Им нужны не только цифры, но и графика — диаграммы, которые помогают им лучше понять, что происходит на объекте и что необходимо предпринять для того, чтобы ускорить товарооборот и получить наибольшую прибыль.

Это только небольшая часть из перечисленных проблем. И решать их рано или поздно придется. Но в любом случае, это потребует дополнительных затрат — либо покупать новую мощную технику и тратится на команду для ее сопровождение, либо перейти на новые (для них, но не для окружающего мира), более совершенные и надежные средства, которые не потребуют больших затрат в будущем.

“Все новое — это хорошо забытое старое!”— гласит известная поговорка. Серьезные специалисты в области автоматизации, прошедшие путь от больших ЭВМ до сегодняшних сетевых персональных компьютеров, знают о сказанных выше проблемах не понаслышке. Да и мировой опыт развития таких систем показывает, что нельзя скупиться и покупать, что подешевле. Дешево — это не всегда качественно и надежно. Те, кто создает сложные системы, используют серьезные средства для их создания — операционные системы Unix, AIX, Linux; системы управления базами данных — Oracle, Sybase, Informix, D3; языки программирования четвертого уровня — 4Gl, PL/SQL, SB+ и др.

Конечно, для обычного магазина все это кажется “круто”, но мир велик, и изучением опыта других никогда не следует пренебрегать. И жить надо не только сегодняшним днем.

В начале 80-х годов в России появилась одна из версий СУБД “Pick” (американской фирмы “Pick Systems”), которая известна сейчас как “D3”. Эта СУБД, появившаяся в США в конце 60-х-начале 70-х, благодаря своим тридцатилетним традициям, простоте построения, современным методам обработки данных, сверхнадежности получила достаточно большое распространение в среде малого и среднего бизнеса.

Уже более 25-ти лет эта система использует то, что сейчас выдается за новшество — постреляционная (многомерная) база данных, многопользовательский режим работы (до 256 рабочих мест на обычном РС), SQL — запросы, спуллирование (очередность) выполнения заданий, транзакции и многое другое.

А использование хорошо вписавшегося в эту СУБД, языка четвертого уровня ( практически генератора прикладных систем) SB+ и его клиентской части SBClient дало такие возможности для построения автоматизированных систем обработки данных, которые и не снились иным программистам.

Не буду углубляться во все возможности этой системы, хочу лишь добавить, что сейчас ее используют серьезнейшие компании и государственные организации России (см. статью в предыдущем номере журнала и на сервере — pua.ipu.rssi.ru).

Система “GRANSHOP”

В начале 1996 года Центром технического обслуживания контрольно-кассовых машин “ГРАН-сервис” было принято решение о создании прикладной системы (“GRANSHOP”), которая помогла бы пользователям кассовых аппаратов облегчить и ускорить процесс сбора и обработки информации, возникающей в торговле. Конечно, можно было бы пойти по проторенной дорожке, и как все использовать то, что предлагает продавец контрольно-кассовых машин — интерфейс и драйвер для DOS/Windows. Но жизнь показала, что это тупиковый вариант (причины см.выше).

Был сделан упор на использование новых программных средств (D3 и SB+), которые резко отличаются от тех, что предлагаются остальными фирмами (DOS/Windows), в силу уже названных причин.

Особенности системы “GRANSHOP”

Все эти особенности приводят к резкому снижению, а иногда и полной отмене необходимости содержать специального администратора системы.

Автору этой статьи приходилось уже разрабатывать и ставить не одну автоматизированную систему под управлением указанной СУБД (D3) и ГПС (SB+). И все указанные системы, как правило, работают без вмешательства со стороны пользователя или требуют настолько малых усилий по ее подстройке (раз в год, в полгода), что об этом даже смешно говорить. Конечно-все это достигается не только благодаря СУБД и ГПС, но и той технологией работы, которую предлагает ЦТО “ГРАН-сервис”.

Функциональные возможности системы

Система “GRANSHOP” включает в себя ряд комплексов, которые позволяют автоматизировать различные операции, выполняемые на торговом предприятии.

Многоскладской учет товара в двух единицах измерения (тары и товара):

Многосекционный учет товара в торговом зале:

Бухгалтерский учет, включающий в себя, помимо обычных бухгалтерских операций, и специализированные торговые операции:

Помимо указанных, функций система может выполнять и другие операции, которые позволяют:

Практика внедрения системы и работы ЦТО “ГРАН-сервис” со своими заказчиками доказала, что с каждым торговым предприятием необходимо работать индивидуально и оказывать, если необходимо, помощь в правильной организации учета и автоматизации предприятия.

ЦТО “ГРАН-сервис” поддерживает многоуровневую систему технической поддержки компьютерно-кассовых систем на объекте:

Благодаря такой организации работы и комплексному подходу при решении проблем торгового предприятия, пользователю остается только соблюдать несложные правила работы в системе и своевременно получать всю необходимую информацию для управления торговым предприятием.

В.Авдей

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"