Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

НИПИ “Статинформ”

БУХГАЛТЕРСКИЙ КОМПЛЕКС “ГАРАНТ-УЧЕТ”

Бухгалтерский комплекс “Гарант-Учет” разработан НИПИ “Cтатинформ” Госкомстата РФ по заказу Минфина РФ для бюджетных учреждений, организаций и ЦБ бюджетных организаций и учреждений на основе последних постановлений правительства в сфере бухгалтерского учета и налогообложения для бюджетных организаций.

Документами, регламентирующими бухгалтерский учет, на основании которых и разработан комплекс, являются:

На основании вышеуказанных документов разработан “Классификатор синтетических счетов и объектов аналитического учета”, который является системным документом Комплекса.

Комплекс “Гарант-учет” — это единственный комплекс, обеспечивающий автоматизацию бухгалтерского учета бюджетных организаций в полном объеме — от первичного документа до баланса. Комплекс принят межведомственной комиссией, созданной по приказу Минфина РФ, акты работы комиссии утверждены заместителем министра финансов (1-я очередь приказ — № 77 от 3.02.1995 г., акт утвержден 10.02.1995 г.; 2-я очередь — приказ № 67 от 1.03.1996 г., акт утвержден 5.04.1996 г.).

Комплекс рекомендован Минфином РФ для распространения на территории Российской Федерации как для небольших самостоятельных учреждений и организаций с одним бухгалтером, так и для централизованных бухгалтерий с большим количеством сотрудников, обслуживающий любое количество учреждений и организаций. В настоящее время Комплекс широко распространен на территории России; внедрен и успешно эксплуатируется в различных областях бюджетной деятельности, а именно: в медицине, учреждениях культуры, образования, экологии, государственных учреждениях и организациях.

Автоматизированное ведение бухгалтерского учета, осуществляемое на основе привязки комплекса “Гарант-Учет” к конкретным условиям пользователя, способствует:

повышению оперативности, аналитичности и достоверности учетных данных, расширению контрольных функций бухгалтерского учета;

совершенствованию организации и методологии бухгалтерского учета и отчетности в условиях конкретного применения;

повышению культуры учетного труда бухгалтера.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ЧАСТИ

Бухгалтерский комплекс “Гарант-Учет” предусматривает решение типовых задач бухгалтерского учета основной деятельности бюджетных организаций и учреждений.

Комплекс позволяет автоматизировать все разделы бухгалтерского учета и состоит из следующих функциональных пакетов:

Все функциональные пакеты взаимосвязаны, но могут работать и автономно.

Деятельность, осуществляемая с помощью комплекса “Гарант-Учет”, характеризуется:

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

Пакет прикладных программ по учету основных средств (УОС) является составной частью бухгалтерского комплекса ТПР КАБУ “Гарант-учет”.

По функциональному назначению УОС предназначены для автоматизации обработки бухгалтерской информации по учету основных средств непосредственно на рабочем месте бухгалтера на базе персональных ЭВМ в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Область применения пакета — централизованные бухгалтерии и бухгалтерии отдельных бюджетных учреждений и организаций, в которых ведется учет основных средств.

УОС ориентирован на применение в системе ТПР КАБУ, но, наряду с этим, может эксплуатироваться и автономно.

Все пакеты данного комплекса имеют совместимость между собой по информационным структурам на входе и выходе, языкам программирования и программным средствам.

УОС реализует следующие функциональные задачи:

Задачи информационно взаимосвязаны между собой и в целом представляют законченный комплекс.

УОС реализован в виде двух АРМов:

Задачи, реализуемые в АРМ1, передаются в АРМ2 для обобщения информации по учету основных средств.

Процесс обработки данных состоит из следующих этапов:

Решение комплекса задач начинается с создания на дату внедрения массивов:

Часть общих справочников на момент внедрения содержат информацию. Поэтому необходимо убедится в ее правильности и полноте и, при необходимости, дополнить и откорректировать. Другие справочники должны быть введены заново.

При вводе информации в справочники или первичные документы предусмотрено обращение за помощью, то есть выбор нужного значения реквизита из предлагаемого на экране перечня и его автоматический перенос в соответствующую графу выбранного документа.

Заведение информационной базы на момент внедрения производится один раз. В дальнейшем информация корректируется автоматически в процессе эксплуатации пакета.

Текущая обработка данных отчетного периода предусматривает:

В УОС предусмотрено:

Пакетом также предусмотрено перед проведением инвентаризацией формирование и распечатывание на ПЭВМ инвентаризационных ведомостей, в которых автоматически заполняются все реквизиты, кроме графы “Фактическое наличие”. Эта графа заполняется бухгалтером вместе с комиссией при проведении инвентаризации.

Учет наличия и движения драгоценных металлов в составе основных средств ведется по учреждениям, материально ответственным лицам, видам основных средств в разрезе кодов драгметаллов в количественном выражении. По признаку наличия драгметаллов в инвентарной картотеке выделяются определенные объекты.

УОС информационно взаимодействует с ППП “Учет финансово-расчетных операций” (УФРО). Эта взаимосвязь достигается автоматическим формированием и передачей данных, отражающих операции движения основных средств за отчетный период, в информационную базу УФРО для отражения в системном учете.

При работе с УОС выделяются два основных этапа:

Этап внедрения включает в себя перечень работ, связанных с предварительной подготовкой информационной базы к эксплуатации, то есть настройку на параметры пользователя, ввод справочников, чистку рабочих файлов, настройку на пароли, настройку на тип используемого принтера (матричный, струйный, лазерный), тип организации, признак использования копеек...

На этапе эксплуатации выполняются все текущие работы на ПЭВМ, то есть ввод данных, расчеты, просмотр и (или) печать полученных данных, использование архива и др. Все функции по внедрению и эксплуатации УОС выполняются персоналом бухгалтерии в диалоговом режиме.

Главное меню содержит перечень основных функций, реализуемых пакетом:

РЕГИСТРАЦИЯ

Осуществляется ввод и корректировка первичных документов в течение отчетного месяца по мере поступления их от подотчетных лиц. Пакетом предусмотрен пореквизитный ввод данных, содержащихся в первичных документах, а также визуальный контроль правильности ввода путем сопоставления данных, содержащихся в этих документах, с данными, отображаемыми на экране монитора. В случае несоответствия осуществляется непосредственная корректировка путем замены неправильного значения реквизита правильным. Кроме того, одновременно с вводом данных предусмотрен семантический контроль, заложенный в программах. В результате такого контроля на экран монитора выдаются соответствующие сообщения, позволяющие бухгалтеру выяснить причину ошибки, произвести непосредственно корректировку, задержать запись до выяснения либо полностью удалить строку документа или весь документ.

Для ввода данных первичных документов необходимо выполнить последовательность функций “Регистрация”, ”Ввод”. На экране появится список документов. Подвести курсор к нужной строке и нажать клавишу ВВОД. На экране отображается таблица, подобная форме соответствующего документа.

РАСЧЕТЫ

Осуществляется автоматическая корректировка инвентарной картотеки и суммы износа по данным первичных документов за отчетный период с одновременным формированием бухгалтерских проводок для отражения операций движения основных средств на аналитических и синтетических счетах бухгалтерского учета.

Для этого необходимо выполнить последовательность функций “Расчеты”, “Закрытие”.

Если после произведенных расчетов надо скорректировать первичные документы, то после их исправления следует выполнить ту же последовательность функций “Расчеты”, “Закрытие”.

Износ может быть рассчитан только в декабре месяце. Начисление износа по основным средствам в разрезе инвентарных номеров осуществляется в конце года (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены) по данным инвентарной картотеки о балансовой стоимости объекта и установленной норме износа. Также пакетом автоматически выполняется проверка начисления износа. На основании признака начисления износа в процессе расчета автоматически в инвентарной картотеке выделяются объекты, по которым износ не начисляется. Одновременно с этим формируется новая сумма износа с начала эксплуатации по каждому инвентарному номеру.

Для начисления износа необходимо выполнить последовательность функций “Регистрация”,  ”Начисление износа”.

ВЕДОМОСТИ

Осуществляется формирование, просмотр и печать полученных за отчетный месяц ведомостей. Сформированные выходные документы выводятся на принтер или на экран монитора. Ведомости при необходимости могут выдаваться несколько раз.

Для формирования ведомостей необходимо выполнить последовательность функций “Ведомости”, “Формирование”. На экране появится перечень ведомостей. Подвести курсор к нужной ведомости и нажать клавишу ВВОД. В УОС предусмотрено формирование ведомостей в запросном режиме: по заданному учреждению, материально-ответственному лицу, инвентарному номеру, кодам драгметаллов или за определенный период. Если Вы хотите сформировать ведомость в целом, необходимо нажать клавишу ESC, если нет, то после ввода конкретного значения нажать клавишу ENTER.

В пакете также реализован логический контроль информации при формировании ведомостей. Эта диагностика осуществляется путем выдачи на принтер протоколов ошибок.

Перед формированием ведомостей с помощью клавиши F3 можно установить количество строк на листе ведомости, в зависимости от используемого печатного устройства.

СЕРВИС

В архив

Осуществляется копирование переменной и нормативно-справочной информации на дискеты. Для копирования информации необходимо выполнить функцию “Сервис”, “В архив”.

На экране появится: “Документы”, “Справочники”, “Картотека”, “Картотека списанных ОС”.

Для копирования переменной информации необходимо выполнить функцию “Документы”.

Для копирования нормативно-справочной информации необходимо выполнить пункты “Справочники”, “Картотека”, “Картотека списанных ОС”. Переменная информация и нормативно-справочная информация копируются на разные дискеты.

Прием данных из архива

Осуществляется восстановление переменной и нормативно-справочной информации с дискет. Для этого необходимо выполнить последовательность функций “Сервис”, “Прием данных из архива”.

На экране появится: “Документы”, “Справочники”, “Картотека”, “Картотека списанных ОС”.

Для восстановления переменной информации необходимо выполнить функцию “Документы”.

Для копирования нормативно-справочной информации необходимо выполнить пункты “Справочники”, “Картотека”, “Картотека списанных ОС”.

Справочники

Осуществляется ввод и корректировка нормативно-справочной информации. Корректировка условно-постоянной информации производится в течение отчетного месяца по мере возникновения изменений.

Для ввода данных необходимо выполнить последовательность функций “Сервис”, “Справочники”. На экране появится список справочников. Подвести курсор к нужному справочнику и нажать клавишу ENTER. На экране отображается таблица, подобная форме соответствующего справочника.

Если после произведенного расчета корректируется инвентарная картотека, то необходимо выполнить последовательность функций “Расчеты”, “Закрытие”.

Печать справочников

Осуществляется печать нормативно-справочной информации. Для печати данных необходимо выполнить последовательность функций “Сервис”, “Печать справочников”. На экране появится список справочников. Подвести курсор к нужному справочнику и нажать клавишу ENTER.

При печати справочников, так же, как и при формировании ведомостей, с помощью клавиши F3 можно установить количество строк на листе, в зависимости от используемого принтера.

Передача на АРМ2

Осуществляется копирование информации об остатках, информации о движении основных средств за отчетный период из АРМ1 в АРМ2 для получения сводных ведомостей в аналитическом и синтетическом разрезе.

Для копирования информации необходимо выполнить функцию “Сервис”, “Передача на АРМ2”.

Связь с другими участками учета

Осуществляется копирование информации за отчетный период для передачи из АРМ2 в УФРО для отражения ее в балансе в части раздела “Учет основных средств”.

Перед копированием информации пакетом предусмотрено формирование “Описи проводок”, передаваемых на УФРО. Пользователь может по желанию просмотреть ее на экране или распечатать на принтере, чтобы проверить достоверность передаваемой информации.

Для копирования информации необходимо выполнить функцию “Сервис”, “Связь с другими участками учета”, “ППП УФРО”.

Смена месяца

Осуществляется восстановление данных на начало следующего отчетного периода, чистка информационной базы, смена отчетного периода.

Смена отчетного периода выполняется после полного окончания работ, связанных с формированием результатной информации.

Для восстановления данных на начало следующего отчетного периода, чистки информационной базы и смены отчетного периода необходимо сначала выполнить функцию “Сервис”, “В архив”, затем функцию “Сервис”, “Смена месяца”.

Переоценка основных средств

Переоценка основных средств задается на определенную дату, поэтому в главном меню “Сервис”, функции “Установка” устанавливается дата переоценки. При смене месяца автоматически формируется файл для переоценки. В связи с изменениями ряда условий переоценки ОС (новая разработочная таблица с коэффициентами переоценки) необходимо скорректировать соответствующие справочники.

Чтобы произвести переоценку, необходимо выполнить последовательность функций “Сервис”, “Переоценка”. На экране появится подменю по переоценке основных средств, которое содержит следующий перечень основных функций:

Подготовка информации к переоценке включает в себя проставление кода группы по основным средствам.

Расчет переоценки может производится сразу по всем данным или в разрезе конкретного субсчета, структурного подразделения, МОЛа, инвентарного номера.

После расчета, войдя в подпункт “Просмотр и корректировка информации”, можно скорректировать следующие графы:

После просмотра полученных ведомостей, производится запись результатов переоценки в инвентарную картотеку.

Выборка

В УОС предусмотрена выборка из инвентарной картотеки по любому реквизиту (наименованию объекта, виду основных средств, проценту износа, коду учреждения, видам опера-ции по движению в за отчетный период и др.) с дальнейшим просмотром на экране и получением ведомости с принтера.

Для того что бы сделать выборку, необходимо выполнить последовательность функций “Сервис”, “Выборка”. При использовании определенных клавиш возможен подсчет сумм по первоначальной стоимости, суммы износа с начала ввода в эксплуатацию по выбранному запросу.

Выходные данные УОС полностью обеспечивают пользователя информацией, позволяющей вести учет основных средств в требуемых аналитических и синтетических разрезах с выходом на баланс и отчетность.

УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Пакет прикладных программ по учету материальных ценностей (УМЦ) является составной частью бухгалтерского комплекса “Гарант-учет”.

По функциональному назначению УМЦ предназначен для автоматизации обработки бухгалтерской информации по учету материальных запасов (МЗ) и учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) непосредственно на рабочем месте бухгалтера на базе персональных ЭВМ.

Область применения пакета — централизованные бухгалтерии и бухгалтерии отдельных учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете.

УМЦ ориентирован на применение в системе ТПР КАБУ, но, наряду с этим, может быть использован и автономно.

УМЦ имеет совместимость с другими пакетами по информационным структурам на входе и выходе, языкам программирования и программным средствам.

УМЦ реализует следующие функциональные задачи:

Задачи информационно взаимоувязаны между собой и в целом представляют собой законченный комплекс.

Процесс обработки данных, начиная с ввода в ПЭВМ любого вида входной информации и кончая получением необходимой результатной информации, выполняется непосредственно самим пользователем на автоматизированном рабочем месте (АРМ) бухгалтера.

УМЦ реализован в виде двух АРМов:

Внедрение АРМ2 возможно только при работающем АРМ1, так как в АРМ2 для обобщения используется информация, введенная и обработанная в АРМ1.

Процесс обработки данных состоит из следующих этапов:

Решение комплекса задач начинается с создания на дату внедрения массивов:

Эта работа производится один раз. В дальнейшем входящие остатки формируются автоматически в процессе эксплуатации пакета.

Текущая обработка данных отчетного периода включает в себя:

Отчетным периодом является месяц.

Ввод информации с первичных документов осуществляется в соответствии с видеограммами по направлениям движения материальных ценностей: приход со стороны, расход (списание) МЦ, внутреннее перемещение, отпуск МЦ на сторону.

В процессе ввода данных и формирования массивов предусматривается семантический контроль, заложенный в алгоритмах.

В результате такого контроля на экран выдаются соответствующие сообщения, позволяющие бухгалтеру выяснить причину ошибки, произвести корректировку, задержать запись до выяснения либо удалить строку документа или весь документ.

Корректировка условно-постоянной информации (при необходимости) и ввод в ПЭВМ информации первичных документов осуществляется по мере их возникновения и поступления в бухгалтерию в течение месяца.

Формирование массивов переменной информации производится в процессе реализации функции “Закрытие” пункта меню “Регистрация” после завершения ввода документов за отчетный период.

Формирование и вывод результатной информации производится в процессе выполнения функций “Формирование”, “Просмотр”, “Печать” пункта меню “Расчеты”.

Сформированная результатная информация в зависимости от выбранного бухгалтером режима работы может быть выведена на печатающее устройство, отображена на экране дисплея, представлена в виде массивов данных, передаваемых на смежные участки учета или используемых для последующего решения задач данного комплекса.

В УМЦ предусмотрено:

Предусмотрена возможность получения на ПЭВМ инвентаризационной описи материальных ценностей. В описи автоматически заполняются все реквизиты, кроме графы “Фактическое наличие”. Далее на экране дисплея высвечивается заполненный первичный документ, в котором бухгалтер должен скорректировать количественные данные в соответствии с фактическим наличием МЦ. После этого автоматически определяются результаты инвентаризации (излишки, недостачи) и формируется сличительная ведомость.

УМЦ информационно взаимодействует с ППП “Учет финансово-расчетных операций” (УФРО) и ППП “Учет продуктов питания” (УПП). Эта взаимосвязь достигается автоматическим формированием и передачей из ППП УМЦ в информационную базу УФРО массива бухгалтерских записей, а также приемом массивов из УПП (функция “Связь с другими АРМами” пункта меню “Сервис”).

При необходимости пользователь может сформировать, просмотреть на экране или распечатать “Опись проводок” массива бухгалтерских записей, передаваемого на УФРО. Технологическая процедура “Смена отчетного периода” (функция “Новый месяц” комплекса “Сервис”) выполняется только после полного окончания работ, связанных с формированием и выводом результатной информации, включая подготовку данных для смежных участков учета. При смене отчетного периода предусмотрено обязательное копирование информационной базы (документов, справочников, массивов) отчетного месяца на дискеты — архивирование. Программы устанавливают новый отчетный месяц и подготавливают информационную базу к работе (обнуляют документы, перезаписывают исходящие остатки на место входящих остатков).

При работе с УМЦ выделяются три основных этапа:

В процессе установки производится собственно установка на ПЭВМ программного обеспечения комплекса задач по учету материальных ценностей, а также освоение и проверка работоспособности пакета на данных контрольного примера.

Внедрение УМЦ включает в себя перечень работ, связанных с настройкой пакета на параметры пользователя и подготовкой информационной базы к эксплуатации:

На этапе эксплуатации выполняются все текущие работы на ПЭВМ, то есть ввод данных, расчеты, просмотр и (или) печать полученных данных, использование архива и др.

Все функции по внедрению и эксплуатации УМЦ выполняются персоналом бухгалтерии в диалоговом режиме.

Главное меню содержит перечень основных функций, реализуемых пакетом:

Посредством клавиатуры ПЭВМ пользователь выбирает требуемую функцию, после чего на экране изображается меню, раскрывающее содержание выбранной функции, или происходит ее выполнение.

Работа с первичными документами (просмотр, поиск, корректировка, ввод новых документов) осуществляется путем выполнения последовательности функций “Регистрация”, “Ввод”. Для ввода и корректировки справочников выполняется последовательность функций “Сервис”, “Справочники”.

Для ввода данных первичных документов и справочников на экране дисплея отображается таблица (видеограмма), подобная форме соответствующего документа.

В процессе выполнения функции “Ввод” производится проверка достоверности вводимых данных. При обнаружении ошибки в верхней части экрана выводится сообщение об ошибке и указываются возможные действия пользователя. Кроме того, при вводе предусматривается обращение за помощью, то есть выбор нужного значения реквизита из предлагаемого на экране перечня и его автоматический перенос в соответствующую графу документа.

При выполнении функции “Закрытие” пункта меню “Регистрация” в базу данных переносятся только верные документы, которые будут участвовать в расчетах. При этом производится ряд автоматических приформирований реквизитов, которые со входа не вводятся.

Пункты меню “Расчеты” и “Запрос” включают в себя функции “Формирование”, “Просмотр”, “Печать”. Эти функции позволяют произвести необходимые расчеты, сформировать, просмотреть и распечатать соответствующие ведомости и справки в регламентном или запросном режимах.

Пункт меню “Сервис” предназначен для выполнения ряда функций, обеспечивающих работу комплекса:

“Настройка системы” предназначена для выполнения последовательности функций по подготовке УМЦ к работе с реальными данными (обнуление информации контрольного примера, настройка на параметры пользователя, обслуживание системы паролей, выбор желаемого цвета, возможность использования различных типов принтеров и т.д.).

“Ведение архива” обеспечивает копирование информации (документов, справочников, массивов) на дискеты (в архив), а также восстановление перечисленной информации с дискет (из архива).

Функции “Справочники” и “Печать документов” предназначены для ведения (просмотра, ввода, поиска, корректировки и печати) справочников.

Функция “Повторный счет” дает возможность многократно проводить расчеты в течение отчетного периода, например, после корректировки введенной первичной информации.

Функция “Связь с другими АРМами” обеспечивает информационную взаимосвязь между АРМ1 и АРМ2 УМЦ, а также взаимосвязь с ППП “Учет финансово-расчетных операций” и “Учет продуктов питания” (прием, формирование и передачу информации).

Функция “Новый месяц” обеспечивает выполнение технологической процедуры “Смена отчетного периода”, подготовку информационной базы и установку даты следующего отчетного периода.

Выходные ведомости, формируемые в УМЦ, полностью обеспечивают ведение учета материальных запасов и МБП в соответствии с “Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете” № 122. Получаемые на ПЭВМ выходные документы являются регистрами аналитического и синтетического учета, включая составление мемориальных ордеров и ведомости для заполнения “Отчета о движении материальных ценностей” по ф.6.

Кроме того, формируется вся необходимая информация по синтетическим счетам разделов “Материальные запасы”, “МБП” и “Фонд в МБП” для отражения ее в сводной отчетности организаций.

УЧЕТ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

В системе ТПР КАБУ “Гарант-Учет” пакет прикладных программ по учету финансово-расчетных операций (УФРО) предназначен для автоматизированной обработки бухгалтерской информации по учету финансово-расчетных операций непосредственно на рабочем месте бухгалтера на базе персональных ЭВМ в централизованных бухгалтериях и бухгалтериях отдельных бюджетных учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

УФРО ориентирован на применение в системе ТПР КАБУ, но может быть использован и автономно.

УФРО имеет программную совместимость с другими ППП в системе ТПР КАБУ “Гарант-Учет” по информационным структурам на входе и выходе, языкам программирования и программным средствам.

В УФРО предусмотрена настройка на матричный, струйный и лазерный принтеры.

“Учет финансово-расчетных операций” позволяет обеспечить автоматизацию учета финансово-расчетных операций и реализует следующие функциональные задачи.

  1. Учет открытых кредитов по бюджету:
  1. Учет расчетов:
  1. Учет расходов по бюджету и прочих расходов.
  2. Учет финансирования из бюджета и прочих средств на содержание учреждений.
  3. Учет фондов и средств целевого финансирования.
  4. Учет доходов, прибылей и убытков.

УФРО реализован в виде двух АРМов: АРМ “КАССА” и АРМ “БАНК”.

АРМ “КАССА” включает в себя обработку информации по учету:

АРМ “БАНК” включает в себя обработку информации по учету:

Процесс обработки данных, начиная с ввода в ПЭВМ любого вида входной информации и кончая получением необходимой результатной информации, выдаваемой в виде сформированного массива данных, печатного документа либо документа, отображаемого на экране монитора, выполняется непосредственно самими бухгалтерами.

Процесс обработки данных состоит из двух этапов:

Первый этап предусматривает одноразовое создание по состоянию на 1-е число месяца внедрения УФРО следующих массивов информации:

Текущая обработка данных отчетного месяца предусматривает:

Корректировка условно-постоянной информации производится в течение месяца по мере возникновения изменений. При вводе корректируемой информации осуществляется визуальный контроль путем сопоставления данных, содержащихся в документах, с которых производится ввод этой информации, с данными, отображаемыми на экране монитора. Все справочники могут быть распечатаны на печатающем устройстве ПЭВМ.

Формирование массивов переменной информации производится в течение месяца по мере поступления первичных документов из банка, от подотчетных лиц или возникающих в финансовой или других группах бухгалтерии. УФРО обеспечивает возможность ввода переменной информации как за отчетный период, так и за текущий месяц. Формирование массивов переменной информации предусматривает пореквизитный ввод данных, содержащихся в первичных документах, и визуальный контроль правильности ввода путем сопоставления данных, содержащихся в этих документах, с данными, отображаемыми на экране монитора. В случае несоответствия осуществляется непосредственная корректировка путем замены неправильного значения реквизита правильным. Кроме того, одновременно с вводом данных предусматривается семантический контроль, заложенный в программах. В результате такого контроля на экран монитора выдаются соответствующие сообщения, позволяющие бухгалтеру выяснить причину ошибки, произвести непосредственно корректировку, задержать запись до выяснения либо полностью удалить строку документа или весь документ.

Информация первичных документов, поступающих по мере ввода, объединяется в массив первичных документов. Каждая запись полученного массива инвертируется, то есть поля основного и корреспондирующего счета меняются местами с соответствующим изменением кода учетной операции. Полученная таким образом запись (дубль-запись) и исходная записываются в массив обобщенных сведений о хозяйственных операциях. Кроме того, данный массив пополняется информацией, поступающей со смежных участков.

На основании данных массива входящего сальдо и массива обобщенных сведений о хозяйственных операциях формируются все выходные документы, предусмотренные УФРО. Ведомости аналитического учета формируются в зависимости от набора аналитических показателей по каждому синтетическому счету. У разных синтетических счетов эти наборы неодинаковы. Кроме того, содержательно различны сами аналитические показатели, относящиеся к разным синтетическим счетам, так как они отражают разные хозяйственные операции. Так, по одной форме могут составляться ведомости аналитического учета для счета 100 “Текущий счет на расходы учреждения”, где раскрывается аналитический учет по данному счету в разрезе статей расхода бюджетной классификации, и для счета 171 “Расчеты по социальному страхованию”, где отражается аналитика в соответствии с операциями отчета по форме 4-ФСС РФ “Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования Российской Федерации”. В зависимости от количества уровней объектов аналитического учета производится настройка на печать ведомостей аналитического учета для счетов с одним, двумя и тремя уровнями аналитического учета. Формирование оборотных ведомостей в УФРО предусмотрено для любого счета, отражающего финансово-расчетные операции. Перечисленные ведомости могут выдаваться в разрезе учреждений, что позволяет контролировать наличие и движение денежных средств, а также финансовые расчеты в подведомственных учреждениях. Кроме того, в УФРО предусмотрен ряд ведомостей для контроля расчетов с депонентами, мемориальные ордера и накопительные ведомости к ним. Все ведомости могут формироваться как за отчетный, так и за текущий период. Сформированные выходные документы выводятся на печатающее устройство ПЭВМ или на экран монитора. По каждому счету за отчетный или текущий период ведомости, при необходимости, могут выдаваться несколько раз.

УФРО информационно взаимодействует со всеми участками бухгалтерского учета. В УФРО предусмотрен не только прием информации со смежных участков учета, но и передача переменной (за отчетный период) и нормативно-справочной информации на все участки бухгалтерского учета и в планово-экономический отдел для контроля финансирования организаций (составление и корректировка сметы расходов).

При смене отчетного периода предусмотрено копирование информационной базы отчетного месяца (архивирование) на дискеты.

При работе с УФРО в каждом АРМе (АРМ КАССА и АРМ БАНК) выделяются два основных этапа:

Этап внедрения включает в себя перечень работ, связанных с предварительной подготовкой информационной базы к эксплуатации, то есть настройка на параметры пользователя, ввод справочников, чистка рабочих файлов, настройка на пароли и др. Этот этап выполняется один раз.

На этапе эксплуатации выполняются все текущие работы на ПЭВМ, то есть ввод данных, расчеты, просмотр и (или) печать полученных данных, использование архива и др.

Все функции по внедрению и эксплуатации УФРО выполняются персоналом бухгалтерии в диалоговом режиме.

Главное меню содержит перечень основных функций, реализуемых АРМом:

РЕГИСТРАЦИЯ

Включает выполнение функций, связанных с обработкой первичных оправдательных документов, контролем поступающей в систему информации, перемещением последней в информационную базу для последующей обработки.

РАСЧЕТЫ (сутки)

Осуществляется выполнение расчетов, формирование, просмотр и печать ведомостей за день.

РАСЧЕТЫ (месяц)

Выполняются расчеты, формирование, просмотр и печать ведомостей за месяц.

СЕРВИС

Включает выполнение сервисных функций и функций, связанных с ведением справочников.

В архив

Осуществляется копирование переменной и нормативно-справочной информации на дискеты.

Передача данных на смежные участки учета.

Осуществляется копирование информации из АРМ БАНК на для передачи на смежные участки учета.

Новый месяц

Осуществляется формирование сальдо на конец отчетного периода, восстановление данных на начало следующего отчетного периода, чистка информационной базы, смена отчетного периода.

Справочники

Осуществляется ввод и корректировка нормативносправочной информации.

Печать справочников

Осуществляется печать нормативно-справочной информации.

Прием данных со смежных участков учета

Выполняется функция приема данных из АРМ КАССА и с других участков учета, используемых при формировании ведомостей в АРМ БАНК и для передачи в ППП СВО.

Прием данных из архива

Осуществляется восстановление переменной и нормативно-справочной информации с дискет.

Для восстановления переменной информации необходимо выполнить функцию “Документы”.

Для восстановления нормативно-справочной информации выполнить функцию “Справочники”.

Установка

Производится ввод сведений об организации, дате внедрения и настройка на принтер.

Администратор

На момент внедрения система содержит пароль “1”, в качестве имени пользователя указаны символы “*****”, статус пользователя -”Администратор”.

Перед вводом паролей необходимо:

Просмотр информации со смежных участков учета

Просматривается информация, полученная с других участков учета.

Настройка на параметры пользователя производится посредством заполнения справочников, в которых отражается специфика учета конкретного пользователя.

Правильно настроенный пакет обеспечивает:

легкость в освоении и эксплуатации.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"