Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1998'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Центр исследований и
проектирования “СЕПТ”

Введение

В условиях экономического кризиса, разразившегося в России, особенно остро встает вопрос эффективности бизнеса. Предприятие должно уметь максимально выжимать доходы и нести при этом минимальные расходы. Эти две основные задачи в сочетании с быстро меняющейся ситуацией в целом в стране и в конкретных отраслях в частности требуют проведения достаточно глубокого анализа и быстрого принятия решений. Решение таких задач невозможно без широкого внедрения информационных технологий.

О проблеме выбора

Проблема выбора комплексных систем управления предприятием всегда была нелегкой, а с учетом сегодняшнего состояния рынка она стала еще более сложной. При этом необходимо отметить как совершенно специфические особенности рынка таких приложений, так и особенности их выбора и использования в России.

В целом их можно условно разбить на два класса по признаку места их разработки: зарубежные и отечественные. Как ни странно, но для России это один из основных признаков разделения. Эта особенность связана с тем, что системы каждого из этих классов существенно отличаются по величине и структуре цены, а также по методам решения проблем и методологии внедрения и эксплуатации.

Напомним несколько общеизвестных оценок.

Как правило, зарубежные системы дороже отечественных и требуют более дорогого и длительного внедрения. У зарубежных систем функциональное наполнение — шире, степень отработанности решений — больше, а наличие широкой практики их внедрения делает их конкурентоспособность чрезвычайно высокой.

Но с другой стороны, отечественные производители систем управления при более низкой цене гораздо охотнее идут на модификацию и расширение функций системы и могут использовать более прогрессивные технологии, поскольку за ними не тянется длинный исторический “шлейф” разработки.

Кроме того, основное различие этих двух классов систем, конечно же, заключается в том, что отечественные системы управления несут в себе решение совершенно специфических, свойственных только российскому бизнесу и законодательству задач и функций. Скорей всего, это различие со временем будет стираться, поскольку с одной стороны функционально наполнятся и получат практическую обкатку отечественные системы и, соответственно, появится своя методология и технология внедрения и эксплуатации, а с другой стороны все большее распространение получают западные методы ведения бизнеса и соответствующие стандарты.

Основной особенностью структуры цены систем управления российским производством является то, что основная стоимость падает на сам продукт, в то время как для западных систем характерна высокая стоимость работ на подготовительных и внедренческих этапах. Хотя и понятно, что только правильная адаптация, настройка и внедрение системы гарантирует ее эффективную работу в дальнейшем. Но, к сожалению, на сегодняшний день лишь очень небольшой круг “богатых” российских пользователей осознает и готов платить за работы по анализу, настройке и внедрению системы управления и, вследствие этого российские разработчики вынуждены занижать стоимость этих работ, “пряча” их в стоимость системы.

Важность выбора системы управления предприятием чрезвычайно велика, а чаще всего решение этого вопроса падает на людей, не являющихся профессионалами в области информационных технологий управления. Существует достаточно много методологий осуществления такого выбора. Они отличаются степенью подробности и сложности и т.п. В большинстве своем они предназначены для использования профессионалами. Цель нашей статьи — вспомнив основные аспекты анализа при выборе комплексного приложения — помочь при выборе системы для предприятия. При этом, конечно, статья не претендует на полноту охвата или глубину анализа, но мы думаем, что она затрагивает все основные вопросы, которые требуют рассмотрения и анализа. Приводимые примеры в значительной мере основаны на опыте информатизации крупных торговых предприятий, которые, в принципе, являются достаточно полной моделью предприятия с большими материальными потоками и жесткими требованиями на скорость обработки.

Глобальные задачи и цели

Одной из наиболее трудных, но и важных задач при определении критериев выбора приложения является определение глобальных целей и задач его внедрения. При всей парадоксальности этого утверждения — это факт, который могут подтвердить большинство разработчиков приложений.

Рассмотрим типичную ситуацию. Чаще всего в качестве одной из глобальных задач автоматизации управления магазина формулируется увеличение товарооборота. При этом одним из самых известных путей достижения этой цели является внедрение системы самообслуживания, которое — казалось бы — позволяет повысить скорость обслуживания покупателей, увеличить ассортимент товара на тех же производственных площадях. На самом деле обоснованность такого решения требует глубокого и тщательного анализа, поскольку задача увеличения прибыли торгового предприятия связана с двумя факторами: во-первых, с интенсивностью потока покупателей и его покупательной способностью, во-вторых, с ассортиментом и ценой товара.

Очевидно, что тип и интенсивность потока покупателей в магазинах, расположенных на крупных транспортных узлах, и в магазинах в спальном районе носят принципиально разный характер. Видимо для, магазинов первого типа важна высокая скорость обслуживания, которую дает просто внедрение технологии самообслуживания, основанной на использовании штрихового кодирования, в то время как для магазинов второго типа важно стимулировать регулярность покупок, что требует внедрения системы скидок и премий для постоянных клиентов, которая может быть реализована только в рамках информационной системы.

Существенно должен отличаться и ассортимент товара, поскольку каждый тип покупателя формирует специфический ассортиментный набор. Чрезвычайно важным становится анализ конкурентоспособности предприятия, что требует проведения тщательного анализа в радиусе действия магазина второго типа числа конкурентов, ассортимента их товаров, цен, форм торговли, методов привлечения покупателей и т.д.

Что отсюда следует? Для этих магазинов нужны разные по своим функциям, а может быть, даже по своей архитектуре информационные системы. Именно для магазинов второго типа важно включение в ИС мощных функций маркетингового анализа. Может быть вполне оправданным поддержание хранилища данных, фиксирующего, в частности, историю обслуживания каждого покупателя. При малом ассортименте, может быть, можно обойтись без штрихового кодирования. А для магазинов первого типа важна скорость, скорость и еще раз скорость. Конечно, при бесперебойной работе. В данном случае очень существенное значение имеет правильный выбор сканера для считывания штриховых кодов с товара. Установка стационарных скоростных лазерных сканеров обойдется достаточно дорого, но и даст значительное повышение скорости обслуживания.

Цели должны быть не только правильно сформулированы, но правильно поняты, причем многими, даже — всеми работниками магазина.

При внедрении приложения, уровне предприятия затрагиваются интересы и жизнь практически всех подразделений, а как показывает практика, целевые установки и мотивация различных подразделений внутри предприятия могут коренным образом не совпадать.

Например, заведующие отделами торговых предприятий, которые несут материальную ответственность в целом за сумму стоимости принятого товара, заинтересованы в максимальном увеличении отпускной цены товара, чтобы за увеличенной суммой реализации можно было скрыть потери и убытки. В то же время менеджеры по продажам, основной целью которых является увеличение оборота при сохранении заданной прибыльности продаж, заинтересованы в минимизации отпускной цены в рамках расчетной прибыльности.

Для осознания глобальных целей и их формулировки необходимо занимать достаточно высокое положение в иерархии предприятия и обладать независимостью. Но как правило, сотрудники такого ранга чрезвычайно загружены производственными проблемами и не являются профессионалами в области информатики. Только очень большие предприятия могут держать подразделения, которые занимаются проблемами информатизации. Наиболее грамотным подходом для решения этой задачи является привлечение независимой консалтинговой компании, которая провела бы обследование, а также анализ целей и задач предприятия по заказу и в интересах руководства. Такой подход позволяет получить независимый анализ ситуации на предприятии и детальную объективную формулировку глобальных целей и задач.

Локальные задачи и цели

Нельзя ограничиваться только глобальными целями, так как одной из очевидных задач внедрения информатики является расширение функциональных возможностей, предоставляемых пользователю системой, и автоматизация рутинных операций для того, чтобы пользователь мог использовать высвободившееся время для более творческого труда.

Проще всего сформулировать локальные цели и задачи. Для этого возможен сбор предложений от различных служб и подразделений с последующим их обобщением и структуризацией. Вопрос разрешения коллизий локальных целей, как мы уже указывали выше, разрешается в процессе формулировки глобальных целей.

Функциональная полнота

Все “информатизировать” нельзя. Основной смысл подбора и внедрения приложения, конечно же, заключается прежде всего в том, чтобы внедряемое приложение полностью и качественно позволяло бы автоматизировать все основные задачи учета, управления и контроля на предприятии.

Таким образом, надо определить, что именно будет включено в эти основные задачи. Можно выделять обязательное ядро, очень нужен второй слой, нужен третий слой, но его отсутствие которого можно перетерпеть (например, в течение полугода). А также обязательно нужно иметь список пожеланий периферийного слоя. То есть необходимо сформулировать программу информатизации предприятия для того, чтобы по мере ее реализации двигаться к некоторому целевому состоянию системы. Это позволит спланировать финансирование, работы по запуску отдельных подсистем, обучение и подготовку персонала и облегчит выбор исполнителей.

Торговые предприятия — замечательный пример того, что в ядро надо включать не только бухгалтерию и даже не столько бухгалтерию, а прежде всего учет движения товара как основного материального потока предприятия.

Необходимо иметь объединенный перечень требований к составу функций приложения, а также подготовленный состав представителей служб и подразделений, которые могли бы грамотно проконтролировать и проанализировать приложение на предмет наличия и соответствия набора необходимых функций. Очевидно, что найти готовое приложение, которое полностью соответствовало бы требованиям к составу функций, практически невозможно, и поэтому чрезвычайно важным становится вопрос о возможных доработках или адаптации существующих функций для того, чтобы закрыть вопрос о путях решения задач, которые в стандартной конфигурации приложения не решены.

Иногда проблему недостающих функций можно решить косвенно, другим путем, а именно изменением технологической цепочки операций. Но это совершенно другой подход и более подробно мы коснемся этого при разговоре технологической адаптивности и полноте.

Функциональная производительность и ресурсоемкость

На сегодняшний день, по крайней мере в области информационно-управляющих систем, все приложения являются диалоговыми и носят достаточно комплексный характер. При этом чрезвычайно важным становится вопрос функциональной производительности, то есть вопрос о скорости реакции приложения на действия пользователя. В самом деле, даже при наличии замечательного по своей функциональной полноте приложения ни один пользователь не будет работать с ним, если время его реакции в диалоге будет превышать некоторый разумный предел, или если приложение будет чрезвычайно расточительно тратить системные ресурсы (дисковую или оперативную память, емкость сетевого канала и т.д.). Например, авторам известен случай, когда расчет отчета по движению товаров магазина осуществлялся 12–14 часов и это время продолжало увеличиваться по мере увеличения товарооборота, что привело к невозможности получить оперативную информацию и ставило под угрозу срыва даже регламентные отчеты.

Наиболее разумным представляется разработка пакета тестовых примеров с проверкой эффективности реализации их решения в рассматриваемом приложении. Такие тестовые примеры должны проверять скоростные характеристики решения и объем потребляемых ресурсов.

Адаптивность к эволюции целей

При выборе приложения необходимо обязательно учитывать тот факт, что его внедрение неизбежно приведет к эволюционному изменению предприятия. При этом изменение затронет не только структуру и технологию работы, но может существенно изменить даже целевые установки. Такая эволюция носит очень сложный и часто непредсказуемый характер. Необходимо, чтобы выбранное приложение могло в широком диапазоне адаптироваться к возможным изменениям в поставленных целях.

Как показывает практика, внедрение комплексного приложения и развитие предприятия взаимосвязаны. Несомненно, всякое изменение в структуре управления или в виде деятельности предприятия оказывает сильнейшее влияние на информационные системы, функционирующие на нем.

Очевидно, высшим выражением адаптивности является случай, когда даже при полной смене рода деятельности и структуры предприятия информационные системы продолжают эффективно функционировать. Это так называемые “электронные корпорации” в терминологии известного исследователя Дж. Мартина.

Технологическая полнота

Не менее важной, чем функциональная полнота, является полнота технологическая. Мы будем рассматривать весь спектр обеспечения технологических операций в деятельности предприятия. Далеко не всегда наличие некоторой функциональной единицы отвечает требованиям технологической полноты, так как одна и та же функция может быть реализована различными цепочками технологических операций. Так, в процессе выполнения некоторой функциональной задачи на отдельных этапах ее реализации может потребоваться порождение промежуточных документов для юридического подтверждения факта осуществления технологической операции. Необходимо быть уверенными в том, что в рассматриваемом приложении среди набора предлагаемых технологических операций есть некое подмножество, которое может обеспечить необходимую вам технологию обработки данных.

Эргономичность

С учетом того факта, что на сегодняшний день фактически все информационные приложения являются диалоговыми и требуют активного и творческого участия человека в процессе решения задач управления, особенную значимость приобретают требования эргономичности интерфейса приложения. Человеку предстоит длительное и часто весьма напряженное взаимодействие с приложением, поэтому оно должно обеспечивать комфортный интерфейс взаимодействия. При этом имеется в виду как дизайн экранов, так и приемы ввода и отображения информации. Прежде всего, это гибкие настройки параметров отображения (цвет, размер, расположение и т.д.), а также структуризация экранов, то есть объединение функциональных элементов управления: кнопок, подсказок, полей ввода и вывода. Например, размещение элементов управления, относящихся к одной технологической операции, в различных экранах может сделать исполнение такой операции крайне неэффективным. Удобство взаимодействия с приложением в процессе исполнения наиболее частых технологических операций в значительной мере связано с большой практикой его внедрения. К сожалению, этот недостаток не может быть полностью решен в процессе проектирования приложения. Чаще всего эргономичность приложения оттачивается в процессе практического применения. Проектные решения, заложенные в основу приложения, должны позволять производить изменения в эргономике достаточно малыми затратами.

Адаптивность к изменениям технологии

При этом достаточно важной становится возможность гибко управлять распределением технологических операций и их планированием. Именно это свойство мы и будем определять как технологическую адаптивность. Система должна позволять в достаточно широком диапазоне варьировать технологические цепочки операций. Такая адаптивность в значительной мере обеспечивается технологической избыточностью, когда одна и та же технологическая операция может быть осуществлена несколькими способами.

Например, учет товара в розничном магазине в соответствии с существующими нормативными документами может вестись как по закупочным, так и по отпускным ценам. Выбор учетной политики остается за руководством магазина, но система должна обеспечивать простую и удобную адаптацию под выбранный вид учета. В частности, выбор учетной политики приводит и к изменению технологии работы, поскольку момент определения отпускной цены устанавливается в разных местах технологической цепочки.

Требования к общесистемному
обеспечению

При выборе приложения необходимо обратить внимание на требования, предъявляемые к общесистемному обеспечению. Возможно, при выборе приложения, при сравнительно одинаковых функциональных характеристиках, решающим может оказаться размер затрат на приобретение необходимого общесистемного обеспечения: компьютеров, операционных систем, систем управления базами данных, сетевого оборудования и т.д.

Важно оценить не только первоначальные затраты, но и затраты при возможном расширении и развитии системы, а также расходы по поддержке общесистемного обеспечения.

Очень важно понимать, что вопрос выбора общесистемного обеспечения требует достаточно высокой квалификации для проведения анализа. Наиболее опасны заблуждения, когда выбор осуществляется на основании степени распространенности программных продуктов или по аналогии.

Открытость

Пользователь должен помнить о том, что комплексные приложения, как правило, имеют достаточно долгий срок жизни. Чрезвычайно важно иметь возможность расширять функциональный состав системы за счет комплексирования с другими системами или новыми компонентами, но такое расширение возможно только при условии открытости интерфейсов выбираемой системы. То есть пользователю должно быть четко и ясно объяснено, как и где необходимо описать взаимодействие.

Сертификация

В значительной степени надежность функционирования системы определяется наличием сертификатов соответствия отдельных компонентов общесистемного обеспечения. Такие сертификаты подтверждают положительные результаты тестирования, проведенного фирмой-производителем.

Например, практически все компьютеры имеют сертификацию для работы с операционной системой Windows 95, но далеко не все корректно работают с Unix. Поэтому при подборе различных компонентов необходимо внимательно относиться к сертификатам соответствия, которые даются фирмами-производителями.

Защита доступа и данных

Требования диалоговой многопользовательской работы накладывают жесткие ограничения на доступ, а также на средства контроля за работой пользователей. Необходимо обеспечить ограничения на права доступа пользователей, как по операциям обработки, так и по прикладным функциям. Ограничения по операциям обработки стандартно разрешают запись-чтение, только чтение, уничтожение документов. Каждому пользователю должен быть разрешен только определенный набор прикладных функций, которые необходимы ему для работы. Каждый документ должен иметь идентификатор автора, идентификатор группы пользователей. Это, с одной стороны, позволяет вести персонифицированный учет обработки документов, с другой стороны, создавая групповые идентификаторы, дает возможность ограничений коллективной работы. Пользователь может работать только со строго определенными, все остальные функции и документы должны быть для него недоступны.

В условиях многопользовательской работы чрезвычайно важным становится контроль за работой системы. Системный журнал прикладного уровня должен содержать полную фиксацию всех действий пользователя и времени их совершения. Такой журнал помогает получить статистику работы системы, что чрезвычайно важно при оптимизации параметров системы. Данные системного журнала позволяют проводить оценку эффективности работы пользователей и оптимизировать технологию работы.

Архивация системы представляет собой еще один аспект безопасности системы. В системе должна существовать возможность создания как архивов всей прикладной системы, так и личных архивов пользователей.

Надежность и живучесть

Система должна обеспечивать высокую надежность функционирования. Надежность системы определяется двумя основными факторами: надежностью технического обеспечения и надежностью программного обеспечения. Надежность технического обеспечения указывается в характеристиках, даваемых фирмами-производителями. Сложнее оценивать надежность программного обеспечения. Определенную оценку можно получить путем тестирования. Это, в первую очередь, касается функциональной надежности. Никакие действия пользователя в рамках интерфейса, предоставляемого системой, не должны приводить к разрушению данных и отказу в работе системы.

Необходимо понять, как будут обрабатываться аварийные ситуации: выключения питания, выход из строя аппаратных компонентов и т.д.

Чрезвычайно важно при выборе системы оценить живучесть системы, то есть способность системы при выходе из строя отдельных компонентов, продолжить функционирование, пусть даже с худшими характеристиками.

Жизнеспособность

При выборе приложения для управления предприятием необходимо четко осознавать, что вы выбираете не столько приложение, сколько партнера в долгой и трудной работе. Поэтому чрезвычайно важно быть уверенными в том, что организация, с которой вы начинаете столь значительную работу, способна ее осуществить. Необходимо достаточно близко познакомиться с коллективом исполнителей, их методами работы, уровнем компетентности, опытом работы.

Уровень сервиса

Важно проанализировать несколько аспектов работы с партнером.

Во-первых, это методика и технология внедрения приложения на объекте. Как известно, наиболее трудоемким этапом является именно этап запуска системы, который связан с большим объемом аналитической работы при создании и наполнении нормативно-справочной информации, а также настройкой параметров различного назначения. Как правило, при запуске системы требуется большая работа по первичному вводу данных. А если учесть, что при этом происходит множество не всегда приятных контактов между персоналом организации, внедряющей систему, персоналом, которому предстоит эксплуатировать эту систему, и персоналом подразделений, втянутых в процесс внедрения и использования приложения, становится ясной важность четкой методики и технологии внедрения. С другой стороны, заказчики должны полностью осознать важность и трудоемкость этого этапа и оказывать всяческое содействие разработчикам.

Во-вторых, это уровень и качество поддержки в дальнейшем. В процессе эксплуатации неизбежно будут выявляться ошибки проектирования, неудобства работы, новые требования расширить состав функций или их модифицировать. Необходимо выяснить, как эти проблемы будут решаться разработчиками по срокам и по затратам.

В-третьих, это комплекс услуг, который может быть оказан организацией, внедряющей приложение. Может ли она обеспечить поддержку всего обеспечения: ремонт техники, прокладку и монтаж сети, обновление общесистемного обеспечения и т.д.

Перспектива развития

Приобретая приложение, пользователь должен представлять перспективы развития приложения и самой организации-разработчика, так как, возможно, на долгие годы планы их работ в области информатизации будут тесно связаны. Должны быть четко обозначены основные направления и этапы развития приложения, а также основные планы организации-разработчика.

Заключение

Подводя итог, можно сделать следующие выводы:

1. Прежде, чем приступать к информатизации, необходимо понять: что же вы хотите получить в конечном итоге и какими шагами вы будете двигаться к конечной цели? Сэкономив на этом шаге, вы можете понести невосполнимые потери в дальнейшем.
2. Тщательно оценивайте функциональность анализируемого приложения. Вы должны убедиться, что данное приложение достаточно качественно решает ваши задачи.
3. Подготовьте примерную технологическую схему работы с приложением. Опытным путем проверьте технологичность работы.
4. Оцените затраты на приобретение, внедрение и эксплуатацию системы.
5. Выбирая приложение, помните: вы приобретаете не только приложение, но и партнера по управлению вашим предприятием.

Е.К.Ким,
Г.П. Путилов,
В.А.Бычков

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"