Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

НАСТАЛО ВРЕМЯ КОМПЛЕКСНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ: представляем проект “Магазин 2000”

Каждый руководитель торгового предприятия, озадаченный проблемой автоматизации деятельности своего магазина, решает ее по-своему, в зависимости от своих потребностей и финансовых возможностей для их осуществления.

На первый взгляд кажется, что решение каждой проблемы упирается только в отыскание свободных денежных средств, а возможности выбора сейчас колоссальные, поскольку предложение на рынках торгового оборудования, компьютерной техники и программной технологии в текущий момент настолько велико, что значительно превышает несколько снизившийся после кризиса платежеспособный спрос потенциальных заказчиков.

Избалованный сложившейся ситуацией заказчик пребывает в счастливой уверенности, что сейчас его проблемы будут решаться поставщиками техники и технологий моментально и за минимальную цену или же собственными специалистами, которым и так платят зарплату. Более того, в погоне за максимальными скидками многие предприятия часто приобретают дешевое малонадежное торговое оборудование, которое плохо стыкуется как между собой, так и с представленным на рынке программным обеспечением.

Не будет преувеличением заметить, что подобная недальновидность может привести не только к лишним финансовым затратам, когда стоимость простоя и постоянного ремонта из-за поломок может в несколько раз превысить цену покупки данного технического средства, но и к куда более серьезным последствиям.

Как, например, оценить стоимость потерь в случае поломки одной или сразу нескольких касс в отделе самообслуживания, когда в торговом зале выстраивается очередь из недовольных покупателей? Или как определить убыток от пропажи данных по продажам за квартал из-за поломки сервера?

А ведь таких кошмаров вполне можно избежать, если воспользоваться услугами фирмы-поставщика комплексных услуг в области автоматизации торговых предприятий. Тогда окажется, что к условленному сроку оборудование поставлено, установлено, настроено и при этом прекрасно стыкуется как между собой, так и с программным обеспечением.

В ответ на это можно услышать возражение о том, что цена комплексного решения намного выше, чем приобретение оборудования и программ у разных поставщиков по принципу “у кого дешевле”. Но дело заключается в том, что принцип справедлив только для сравнения поставщиков ОДИНАКОВОГО товара (например, моющих средств).

В нашем случае за разницей в цене (как торгового оборудования, так и средств вычислительной техники) кроется как раз та самая разница в качестве, которая, в конечном итоге, сводится к вероятности чреватого убытками сбоя или поломки.

Относительно программного обеспечения ситуация несколько сложнее. Дело в том, что цена на программу жестко не связана с величиной затрат на ее разработку, поскольку от увеличения количества проданных копий программы “не убудет”. Однако связь с качеством собственно программного продукта (в смысле эргономичности, производительности и отсутствия алгоритмических ошибок) все-таки прослеживается. Дело в том, что цену на программный продукт диктует спрос на него, который, безусловно, опирается на количество и качество предыдущих внедрений.

Преобладающее значение для последнего имеет даже не столько абстрактное качество программы как таковой, а ее способность решать специфические задачи покупателя наиболее удобным, надежным и эффективным способом.

Неправильно думать, что в случае поставки комплексных услуг заказчик платит за “воздух” (другими словами, за “раскрученность имени” поставщика). На самом деле он платит за (подчас уникальные) знания, за соответствующее “know-how” в данной области, которое имеет определенную цену, так как в нем обобщен накопленный фирмой-поставщиком опыт реализации проектов автоматизации торговых предприятий разного масштаба.

Одно из комплексных технологических решений для автоматизации розничной торговли представлено фирмой “СОФТ-ВЕСТ”. Это проект “Магазин 2000”, программная часть которого реализована средствами широко известного в торговых кругах программного комплекса ДОМИНО.

“Магазин 2000”, в первую очередь, включает в себя полный комплект торгового оборудования, компьютерной и коммуникационной техники, который рассчитывается исходя из автоматизируемой с его помощью площади торгового зала. Кроме этого оборудования, в “Магазин 2000” входит программная часть плюс технология с необходимыми для автоматизации магазина настройками.

Фирмой “СОФТ-ВЕСТ” разработан целый ряд спецификаций на необходимое оборудование для магазинов разной величины, специализирующихся на различных ассортиментных группах товаров. Использование оборудования из этой спецификации позволяет избежать проблем при взаимной стыковке. Оформление внутреннего перемещения товаров и инвентаризация проводятся с помощью терминалов сбора данных, в торговом зале предусматривается использование кассовых терминалов, а для торговли на вес отлажено взаимодействие с электронными весами. Если финансовых средств не хватает на нужную конфигурацию, заказчик может купить так называемый базовый комплект и постепенно, исходя из собственных потребностей и возможностей, его наращивать.

“Магазин 2000” изначально был задуман как проект, значительно снижающий издержки по автоматизации торгового предприятия. Это стало возможным по следующим причинам: во-первых, в данном технологическом решении можно задействовать оборудование, закупленное магазином ранее. Во-вторых, можно использовать набор стандартных ролей (действующих лиц) в программном комплексе ДОМИНО, для которых регламентирован круг выполняемых ими обязанностей (в качестве штатного расписания с комплектом должностных инструкций). Наконец, использованные в проекте настройки программного обеспечения позволяют значительно сократить процесс внедрения и заставить заплаченные заказчиком деньги практически сразу приносить прибыль.

Таблица № 1

Распределение обязанностей персонала по ролям в проекте “Магазин 2000” (выборочно)

Проект “Магазин 2000” предполагает распределение персонала заказчика по следующим ролям: Оператор, Заведующий складом, Менеджер, Менеджер по кадрам, Заведующий Торговым Залом, Бухгалтер, Старший кассир, Главный бухгалтер и Администратор (см. Таблицу № 1). Каждая из этих ролей имеет свой круг обязанностей, отраженный в описании технологии работы, доступ к соответствующим пунктам меню системы ДОМИНО и подробное персональное руководство, в котором приводится полный порядок действий для выполнения всех выполняемых ролью операций.

Описание технологии работы содержит условия применения проекта “Магазин 2000” и подробно освещает все бизнес-процессы (заказ товаров у поставщика, оплата товара, внутренние перемещения и т.п.), реализованные в рамках данного программного решения с разбиением на технологические операции, выполняемые каждой задействованной в нем ролью. Если заказчику подошли упомянутые схема учета и организация работы, заложенные в проект, полное внедрение “Магазина 2000” займет три месяца. Для сравнения, цикл разработки и внедрения индивидуального решения составляет не менее шести месяцев. Такое ускорение (в два раза и более) достигается за счет полной проработанности и документированности технологического решения, его адаптированности под торговую специфику, а также за счет параллельного выполнения работ. Так, обучение персонала заказчика можно производить одновременно с первичным вводом данных и настройкой оборудования.

Процесс внедрения продуман таким образом, что активную роль в нем играют не только представители фирмы “СОФТ-ВЕСТ”, но и сами сотрудники заказчика. Например, для этого на первом этапе внедрения предусмотрено обучение администратора, который будет обучать других сотрудников своего предприятия и курировать первоначальный ввод данных.

На вопросе первоначального ввода данных хотелось бы остановиться подробнее, так как в настоящее время редкое предприятие не имеет в пользовании программы, автоматизирующей какой-либо участок складского или бухгалтерского учета, поэтому при обсуждении возможностей проекта сразу встает вопрос об автоматическом переносе данных из используемых программных продуктов в программный комплекс ДОМИНО. Необходимо отметить, что такая возможность разработчиками предусмотрена, и у заказчика не будет проблем с конвертацией нескольких тысяч наименований товара или поставщиков.

Для реализации таких задач существуют специальные конверторы, преобразующие данные из текстового файла в формат ДОМИНО. Хотя многолетний опыт внедрения программного комплекса ДОМИНО свидетельствует о том, что ввод данных вручную методически более правилен, так как в ходе него обеспечивается дополнительный контроль вводимых данных, а персонал заказчика успешнее адаптируется к системе и усваивает ее возможности. Поэтому соотношение объемов данных “ручного” ввода и автоматической конвертации определяется в ходе внедрения заказчиком совместно с экспертами фирмы “СОФТ-ВЕСТ”.

Еще один из принципиальных вопросов, интересующих каждого заказчика — степень отчуждаемости данной программной системы от разработчика. А если говорить на одном с заказчиком языке, можно ли самостоятельно донастраивать систему, усовершенствовать старые отчеты и писать новые, или за каждой проблемой нужно бежать к разработчикам, платить деньги и ждать неопределенное время, пока они изменят шапку таблицы или добавят в нее новый столбец?

Разработчики программного комплекса ДОМИНО решают этот вопрос положительно для заказчика, предоставляя ему исходные тексты всех отчетов и обучая администратора пользоваться дизайнером отчетов. Поэтому при работе с ДОМИНО не существует проблемы написать новый отчет или изменить что-либо в поставляемом разработчиком отчете (например, изменить порядок сортировки, расположение полей, удалить и добавить дополнительные колонки в таблицы и так далее).

Известно, что бухгалтерия, как правило, наиболее консервативная служба предприятия. Она наиболее критично относится ко всякого рода нововведениям, в том числе к внедрению новых информационных технологий. Во многих случаях от мнения главного бухгалтера напрямую зависит принятие решения по приобретению того или иного программного комплекса. И это можно понять, поскольку любые ошибки в действиях персонала (опечатки, случайное удаление или, наоборот, копирование документа из базы данных, ввод недостоверной информации и т.п.) ведут к искажению бухгалтерской отчетности, ответственность за которую лежит на бухгалтерии. Поэтому столь важно добиться признания и расположения бухгалтеров. И разработчикам программного комплекса ДОМИНО это удалось: за последние несколько лет бухгалтерская часть системы существенно развилась, и сама система из торговой стала торгово-бухгалтерской.

Программный комплекс ДОМИНО построен по принципу “от документа”, который предполагает, что бухгалтерские проводки делаются автоматически только на основании заполненного документа: ни ввести, ни удалить проводку без документа нельзя. Для произведения специфических бухгалтерских действий, например, “закрытия периода”, предусмотрен специальный тип документа, который инициирует выполнение определенных операций по разным счетам.

Документ, который полностью заполнен пользователем и по нему уже сформированы (проведены) проводки, получает признак “акцептован”. В программном комплексе ДОМИНО организовано автоматизированное ведение общего реестра документов, который пользователь может только просматривать, для чего предусмотрена специальная опция (для удаления документа существует специальный режим, доступ к которому регламентирован). Каждый документ в ДОМИНО имеет признак “акцептован/неакцептован”, который помогает определить текущую стадию обработки документа, а также сведения о том, кто его создал, акцептовал или изменил.

В программном комплексе ДОМИНО реализованы все стандартные участки учета: учет основных средств и МБП, учет и расчет заработной платы, операции с банком и кассой, Главная книга, подготовка форм отчетности для налоговых органов и внутреннего пользования.

В проект “Магазин 2000” вошли также новейшие наработки фирмы “СОФТ-ВЕСТ” в сфере автоматизации финансово-бухгалтерской деятельности, и среди них есть подлинные “изюминки”.

Например, очень удобно сделан зачет платежей. Он устроен таким образом, чтобы одним документом можно было закрыть сразу несколько поставок, сделанных одним партнером, или, наоборот, в случае нехватки средств, оплатить поставку частично.

Весьма удобна для бухгалтера предоставленная комплексом возможность иметь несколько расчетных счетов для каждого партнера.

Предметом законной гордости разработчиков является оборотная ведомость, которая одним нажатием клавиши позволяет расшифровать внутри счета обороты по субсчету, внутри субсчета — по партнеру, а далее — по документу и проводкам, к нему относящимся.

Решения фирмы “СОФТ-ВЕСТ” традиционно отличает удобство и эргономичность, которые являются качественной основой для производительной работы персонала в течение всего рабочего дня. Для этого работа в системе ДОМИНО построена так, что ни один пользователь, вне зависимости от своей роли, не чувствует себя ущемленным. Разработчики постарались сделать каждый пункт меню удобным для использования.

О преимуществах комплекса ДОМИНО и проекта “Магазин 2000” можно говорить достаточно много. Хочется подчеркнуть, что основным достоинством указанных продуктов является, на мой взгляд, не только качество и эффективность программного решения, но и всесторонне взвешенная, отлаженная и работоспособная в различных сочетаниях специфических условий заказчика технология. Именно благодаря ее глубокой методической проработке стали возможны как перечисленные выше, так и многие другие, не упомянутые в статье преимущества решений фирмы “СОФТ-ВЕСТ”.

Екатерина Клементьева,
PR-менеджер фирмы “СОФТ-ВЕСТ”

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"