Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Автоматизация процессов управления персоналом

Независимо от того, чем занимается предприятие, можно условно разделить его на три элемента: Люди — Деловые процессы — Отношения с клиентами и партнерами.

Сегодня потенциал большинства предприятий заключается в реальной работе с собственными сотрудниками. Ведь эффективность работы любого предприятия во многом зависит от управления человеческими ресурсами.

Работа с людьми — это всегда обработка больших объемов информации и выполнение множества рутинных работ: формирование должностных инструкций, ведение приказов, создание различных форм отчетности. Каждый сотрудник должен быть достаточно компетентен и заинтересован в своей работе, в ее быстром и качественном выполнении. Достигается это созданием для каждого человека оптимальных условий труда. Для этого необходимо учитывать его профессиональные возможности и личные интересы, в том числе перспективу карьерного роста, материальную и иную заинтересованность. Поставленная перед сотрудником задача должна быть четкой, а его загруженность оптимальной. Все это должно быть учтено применительно как к каждому сотруднику в отдельности, так и к предприятию в целом.

Возможно ли учесть все это вручную?

Нет, несмотря на участие в этом процессе большого количества людей и служб предприятия. Следовательно, возникает необходимость автоматизировать процесс управления персоналом.

За счет автоматизации деятельности по управлению персоналом становится возможным:

• мгновенный поиск и бессрочное хранение информации;
• высокая скорость обработки данных;
• единая база данных, полученных на различных участках учета и анализа, следовательно, получение полных, непротиворечивых сведений о структуре предприятия и его сотрудниках;
• оптимизация структуры предприятия;
• оперативность внутреннего документооборота и, следовательно, административного контроля;
• быстрая и максимально гибкая настройка любых форм отчетности;
• автоматическое формирование отчетности для Госналогслужбы, Пенсионного Фонда и Статуправления.

"АиТ:\Управление персоналом"

Программный комплекс “АиТ:\“ — это решение всех задач работы с персоналом в одной системе:

• оптимизация структуры предприятия;
• формирование штатного расписания и разработка должностных инструкций;
• планирование расходов на персонал;
• ведение расчетов с персоналом и контроль выплат;
• учет личного состава (ведение личных карточек и развернутых досье на сотрудников);
• подбор сотрудников на работу и оценка соответствия сотрудника занимаемой должности;
• организация и поддержка кадрового делопроизводства и внутреннего документооборота;
• формирование отчетности (для Пенсионного фонда, налоговых служб, Госкомстата);
• планирование загруженности персонала и рабочих мест;
• передача данных в различные бухгалтерские и финансовые системы.

Круг потенциальных пользователей “АиТ:\Управление персоналомТ “ — от небольших предприятий различных форм собственности до крупных корпораций с разветвленной структурой управления, развитой системой материального стимулирования, большой численностью персонала, возможно, разобщенного территориально.

“АиТ:\Управление персоналомТ “представляет собой комплекс совместимых программных продуктов, в состав которого входят следущие модули: “АиТ:\Организатор”, “АиТ:\Зарплата”, “АиТ:\Кадры”, “АиТ:\Табельный учет” (“АиТ:\Планирование и учет рабочего времени”), “АиТ:\Наряды”, “АиТ:\Администратор”.

Рис.1

Каждый модуль можно использовать автономно или в комбинации с другими модулями. Это позволяет клиентам самим определить и сформировать оптимальную для них конфигурацию системы. В дальнейшем число используемых модулей можно будет легко увеличить в зависимости от реальных потребностей предприятия.

“АиТ:\Организатор”

Компонент “АиТ:\Организатор” позволяет:

• разрабатывать и оптимизировать организационную структуру предприятия;
• создавать штатное расписание;
• разрабатывать документы, регламентирующие деятельность предприятия;
• обоснованно формировать должностные инструкции;
• определять необходимые условия работы штатных единиц;
• оперативно контролировать загрузку персонала, ликвидируя “ниши безответственности”;
• формировать различные выходные документы.

“АиТ:\ОрганизаторТ “призван помочь, в первую очередь, руководителю предприятия и сотрудникам планово-экономического отдела.

Формирование организационной структуры предприятия производится с учетом всех особенностей предприятия. “Дерево” организационной структуры включает в себя штатные единицы, описывает их подчиненность и “входимость” в подразделения. Поддерживается структура любой разветвленности.

Положения о подразделениях включают в себя описание функций подразделения и его структуры.

Создание должностных инструкций происходит по следующим критериям:

• выполняемая штатной единицей работа;
• права штатной единицы;
• ответственность штатной единицы;
• требования к штатной единице;
• планируемая оплата;
• взаимодействие с другими штатными единицами.

Описания выполняемых работ (бизнес-процессов) выполняются в виде “дерева” детализации работ по принципу “цели-функции-работы”. Описание происходит по следующим параметрам:

• выполняемая работа,
• требования, предъявляемые к сотруднику,
• трудоемкость,
• степень важности,
• ответственный за работу,
• инструкция,
• любая дополнительная информация.

Формирование штатных расписаний происходит путем распределения работ между штатными единицами.

В результате формируется плановое штатное расписание (на дату) с описанием выполняемых работ и требованиями к сотрудникам, закрепленными за штатными должностями.

Штатные расписания могут быть созданы по принципам: “как есть”, “как надо”, “от плановой мощности”.

Выходные документы:

• организационная структура предприятия;
• различные регламентирующие документы;
• должностные инструкции;
• планируемое штатное расписание;
• протоколы изменений штатного расписания;
• всевозможные произвольные отчеты по штатному расписанию, штатным должностям, видам работ, расходам на персонал.

“АиТ:\Кадры”

Основные предназначения модуля “АиТ:\Кадры”:

• работа с данными о сотрудниках предприятия;
• оформление и хранение приказов по организации, печать приказов и выписок из них;
• ведение организационной структуры предприятия;
• планирование графика отпусков;
• поддержка штатного расписания;
• ведение журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;
• анализ соответствия сотрудника занимаемой должности;
• подбор сотрудников на должность в соответствии с установленными требованиями;
• формирование отчетов, списков и статистики.

Ведение данных о сотрудниках осуществляется в форме кадровой карточки. Кадровая карточка (рис. 2) содержит:

• все необходимые сведения о сотруднике: ФИО, биографические даты, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета, фотография, блокнот, текстовое досье произвольного содержания и многое другое;
• журналы, отражающие историю изменений ФИО или табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках;
• присоединенные таблицы, создаваемые пользователями и содержащие любую дополнительную информацию о сотрудниках, требуемую для учета на конкретном предприятии.

Все кадровые приказы оформляются в три приема:

• создание проекта приказа (происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону) и его регистрация;
• проверка корректности его составления;
• регистрация приказа после его подписания.

Рис. 2

Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании. Предусмотрена возможность удаления приказа с соответствующим изменением данных журналов и кадровых карточек.

Есть возможность отобрать и просмотреть существующие приказы по интервалу дат или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр всех или отобранных приказов можно распечатать в форме списка.

Получая из модуля “АиТ:\Организатор” данные по штатному расписанию, “АиТ:\Кадры” автоматически ведет контроль вакантности штатной единицы, и при приеме на работу в рамках штатного расписания осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.

Существенно облегчить жизнь отделу кадров позволяет возможность ведения графика отпусков. Программа сама учитывает различные нюансы, в частности, не полностью использованный отпуск и заранее планируемые отпуска.

Выходные документы:

• личная карточка Т-2, Т-4;
• отчеты по любым сведениям из личной карточки;
• все стандартные типы приказов;
• всевозможные статистические отчеты;
• отчеты по штатному расписанию;
• графики ежегодных отпусков.

“АиТ:\Табельный учет”

“АиТ:\Табельный учет” предназначен для контроля за использованием рабочего времени сотрудниками предприятия.

Учет фактически отработанного времени ведется в форме табеля. Существует несколько форм внесения данных в табель:

• приход/уход каждого сотрудника на работу/с работы. Возможен автоматический ввод данных с помощью электронных систем фиксации времени прихода/ухода сотрудников;
• внесение сведений о времени пребывания сотрудников на рабочем месте;
• внесение сведений об отработанном сотрудником времени за месяц;
• объявление планового рабочего времени фактическим.

Анализ отработанного времени можно проводить по любым типам времени:

• чистое рабочее время,
• сверхурочное рабочее время по дням,
• сверхурочное рабочее время за месяц,
• ночное время,
• рабочее время в нерабочие дни,
• рабочее время в календарные праздники,
• а также любые указанные пользователем типы времени.

Кроме этого, по каждому типу времени можно применить до 10 различных аналитических признаков, например: центр затрат, вид продукции, центр доходов. Пользователь определяет их сам в зависимости от собственной потребности.

Автоматическое ведение журналов отпусков, больничных и командировок из кадровых приказов (модуль “АиТ:\Кадры”).

Передача полученных табельных данных в программу “АиТ:\Зарплата”. Наличие неизменяемой ведомости заработной платы, составляемой по результатам работы сотрудника, защищает от случайных ошибок расчетчика.

“АиТ:\Табельный учет” рассчитывает среднесписочную численность сотрудников.

Выходные документы:

• отчетные формы Т-11, Т-12, Т-13;
• распределение рабочего времени по видам;
• всевозможные произвольные отчеты.

“АиТ:\Планирование и учет рабочего времени”

“АиТ:\Планирование и учет рабочего времени” является конкурирующим с модулем “АиТ:\Табельный учет” и обладает всеми его возможностями.

Дополнительно “АиТ:\Планирование и учет рабочего времени” позволяет планировать рабочее время сотрудников предприятия. Его функции:

• планирование загрузки сотрудников на календарный год,
• оперативное планирование работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест),
• ведение учета норм времени и выработки (тарификационные ведомости).

Возможные графики рабочего времени:

• недельные рабочие графики для сотрудников,
• сменные графики любой сложности,
• рабочие графики со стохастической природой,
• свободные графики (отсутствует планирование каждого рабочего дня, отслеживается только месячная норма выработки или временные рамки работ).

Выходные документы:

• плановые графики рабочего времени сотрудников;
• плановые графики отсутствия сотрудников (отпуска, командировки);
• всевозможные произвольные отчеты.

“АиТ:\Наряды”

“АиТ:\Наряды” предназначен для:

• учета и описания нарядов;
• учета фактически выполненной работы;
• учета планируемого и реально затраченного на работу времени;
• расчета планируемых и учета фактических сумм по нарядам;

Полученные данные в виде нарядов передаются в модуль “АиТ:\Зарплата”.

“АиТ:\Зарплата”

“АиТ:\Зарплата” на сегодняшний день является одним из самых популярных программных продуктов по ведению всевозможных расчетов с персоналом для любых предприятий:

• оперативный и корректный расчет начислений и удержаний;
• ведение архива сведений по зарплате сотрудников;
• ведение архива ведомостей и лицевых счетов;
• автоматический учет табельных данных при повременной оплате;
• формирование необходимых выходных документов;
• формирование документов для налоговых и других органов;
• передача расчетных документов в различные бухгалтерские и финансовые системы.

Рис. 3

Рис. 4

“АиТ:\Зарплата” позволяет максимально упростить расчет заработной платы. Автоматизация работы бухгалтера не только значительно ускоряет его работу, но и страхует от обычных ошибок. Программа сама выполняет все расчеты, учитывая все нюансы законодательства (в том числе прогрессивную налоговую шкалу и разделение подоходного налога), что освобождает бухгалтера от необходимости держать в голове все алгоритмы начислений. Человеческая память небеспредельна — при такой работе практически неизбежны небольшие ошибки, которые при очередных проверках налоговых органов вырастают в штрафы.

Расчет начислений:

• реализованы все реально встречающиеся в бухгалтерской практике виды расчетов начислений, включая любые доплаты, премии, 13-ую зарплату, надбавки в процентах и коэффициентах, территориальные условия оплаты труда: северную надбавку и районный коэффициент.
• возможность создать новые формулы для расчетов произвольных (нестандартных) начислений с помощью алгоритмов расчета, уже проверенных на соответствие действующему законодательству.

Таким образом, “АиТ:\Зарплата” (рис. 3, 4) позволяет осуществить расчет начислений любой сложности. При этом начисления могут быть выполнены:

• индивидуально по сотруднику,
• списком по группе сотрудников,
• по документу,
• по подразделению.

Общее количество одновременно используемых в расчете видов оплаты может достигать 499, количество удержаний — 299.

“АиТ:\Зарплата” производит автоматический учет сумм, необходимых для расчета средних зарплат, больничных, отпусков, материальной помощи, ценных подарков и других.

Так как программные продукты компании “АиТ” расспространяются на всей территории СНГ, в “АиТ:\Зарплата” предоставлена возможность выбора основной денежной единицы расчета.

Для организаций с повременной оплатой труда создана возможность автоматического ввода данных о времени прихода и ухода сотрудников через “АиТ:\Табель” с учетом отпусков, больничных, а также результатов работы.

Выходные документы. Отчетность в ГНИ и ПФР:

• расчетные листки,
• ведомости на выплату заработной платы,
• различные типы расчетных и платежных документов,
• формы 3, 7 и 8 для ГНС,
• аналитические отчеты за выбранный период времени,
• любые произвольные отчеты.

По новому федеральному закону о внесении изменений и дополнений в закон “О подоходном налоге с физических лиц” от 31 марта 1999 года сокращено до 10 человек количество сотрудников, при котором разрешено предоставлять сведения в МНС РФ на бумажном носителе. Бухгалтеры вынуждены создавать файлы требуемой формы. Наша программа, сертифицированная в МНС РФ, автоматически формирует данный вид отчетов в электронном и бумажном виде уже с июля 1998 года.

Данные могут передаваться в различные бухгалтерские и финансовые системы. “АиТ:\Управление персоналом” тесно интегрирована со следующими бухгалтерскими и финансовыми системами:

• Platinum SQL (ERA);
• SyteLine (Symix-СОКАП);
• 1С:Предприятие;
• Алеф-Бухгалтерия;
• Бэст-ПРО;
• ИНЭК;
• ИСУП “Магнат”;
• Инфо-Бухгалтер;
• Супер Менеджер;
• ТБ-Корпорация (ДИЦ);
• Фолио-Бухгалтерия.

Рис. 5

“АиТ:\Администратор”

“АиТ:\АдминистраторТ “ (рис. 5) предназначен для:

• разграничения прав доступа к базе данных;
• работы с базой данных: создание, модификация, удаления БД, подключение новых приложений;
• создание архивной копии БД;
• редактирование БД: выполнение запросов к БД, просмотр структуры БД, просмотр и редактирование таблиц и полей, выполнение SQL скрипт–файлов.

Новейшие тенденции в автоматизации управления персоналом

1. Расширение функциональности систем Управления персоналом.
2. Усиление элементов планирования.
3. Усиление интеграции систем Управления Персоналом с системами Управления Предприятия:

• с системами контроля доступа,
• с системами управления документооборотом,
• с финансовыми системами,
• с системами управления производством,
• с системами работы с клиентами,
• с офисными системами.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"