Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "ВВС"

Автоматизация торговли с программой "Офис — Склад — Магазин"

Никто уже не сомневается, что для эффективной работы любого предприятия требуется эффективная автоматизация его работы. Это верно как для крупного предприятия, так и для небольшой фирмы, состоящей из нескольких человек. При этом решающее значение для успеха имеет правильный выбор программного обеспечения. И это наиболее сложный выбор. На рынке имеется очень много предложений делового программного обеспечения по цене от нескольких десятков до нескольких тысяч долларов. И выбрать среди них наиболее подходящее бывает довольно трудно. Требований к программе обычно предъявляется много: она должна отвечать принятой на предприятии системе учета, иметь возможности по настройке, быть простой и удобной в использовании, иметь высокую скорость работы, учитывать перспективы роста организации, количества ее сотрудников, открытия новых филиалов и еще многое другое...

Когда встает вопрос об автоматизации розничной торговли супермаркета, то в таких случаях используется специальное торговое оборудование: компьютерные кассовые аппараты, устройства для нанесения и считывания штрих-кодов, электронные весы. Это достаточно дорогостоящее оборудование и обычно поставщики оборудования предлагают к ним готовые программные решения. Я считаю, что оптимальным решением при выборе программного обеспечения для супермаркета будет воспользоваться рекомендациями, даваемыми поставщиками оборудования.

Но для многих случаев использование специализированного торгового оборудования не является целесообразным. Это может быть вызвано как относительно высокой стоимостью таких решений, так и спецификой торговой деятельности. Например, для учета продаж с одной или нескольких небольших розничных точек, для розничной торговли крупными или дорогостоящими товарами: компьютерами, мебелью, автомобилями, стройматериалами. В таких случаях можно использовать обычные компьютеры. Выбор программного обеспечения для них значительно шире.

Для автоматизации торговли и складского учета, а также для учета при сборочном производстве мы предлагаем своим клиентам программу "Офис — Склад — Магазин". Эта программа является простым, надежным и проверенным годами решением для торговых организаций, подразделений сбыта производственных предприятий, для фирм, имеющим сборочное производство, например, собирающим компьютеры.

В этой статье мы рассмотрим некоторые примеры ее использования в розничной торговле. Но сначала немного о программе.

Работа над этой программой началась еще в начале 1993 года. Это была одна из первых разработок в области универсальных торгово-складских систем. С тех пор сменился ряд ее версий, в каждой из которых учитывался опыт эксплуатации в сотнях организаций.

Так как разработчики сразу ставили себе задачу сделать универсальную, "коробочную" программу, то она не требует их постоянного сопровождения, имеет широкие возможности настройки (особенно печатных форм и отчетов) и подходит для большинства случаев. Как показывает опыт, даже очень неопытные пользователи осваивают работу с программой в течение 1–2 дней. Не вызывает больших трудностей и самостоятельная разработка новых печатных форм документов и отчетов.

За счет гибких возможностей экспорта и импорта данных программа хорошо стыкуется с другими средствами, часто используемыми в работе, например, бухгалтерскими программами и электронными таблицами. Поддерживается также обмен и синхронизация данных между удаленными филиалами и складами, с постоянными покупателями и поставщиками.

Программа имеет две реализации: для DOS и для Windows, которые могут использоваться одновременно для работы с одной и той же базой данных. Обе версии программы работают как в сети, так и на локальном компьютере. Локальная сеть может быть одноранговой, например, на основе Windows'95, или с выделенным сервером (Novell NetWare, Windows NT).

К достоинствам программы следует отнести достаточно высокую скорость ее работы в локальной сети и невысокие требования к оборудованию. Так, DOS версия работает на 386SX с 1Мб RAM, Windows — c 4Мб RAM. Хотя для нормальной работы компьютер нужен, конечно, более мощный. Таким образом, для работы с программой можно использовать как новые компьютеры, так и старую технику.

Зарегистрированные пользователи получают техническую поддержку. Она включает в себя бесплатные консультации по телефону и по e-mail, бесплатное получение новых печатных форм документов и отчетов, а также получение новых модификаций программы (Update). Новые версии для старых клиентов поставляются со значительной скидкой (Upgrade).

На WEB-сервере разработчиков (www.vvs.ru) имеется раздел технической поддержки, где можно узнать об изменениях в программе, найти ответы на часто возникающие вопросы, скачать новые формы документов и отчетов.

Рассмотрим, как можно использовать программу для учета в розничной торговле различными видами товаров.

Часто владельцы одной или нескольких небольших торговых точек (палаток, небольших магазинов) обращаются к нам с желанием использовать компьютер для контроля над своими магазинами. При этом на самих торговых точках часто компьютерная техника не установлена. Компьютер бывает установлен только в офисе или дома у хозяина магазинов.

В таких случаях важно максимально облегчить процесс ввода данных о продажах в компьютер. А такие данные можно получать из отчетов о продажах от магазинов или путем периодического проведения инвентаризации.

Самым простым и самым трудоемким является простой ввод в программу всех продаж за день или за другой период времени на основании письменных отчетов магазинов. Недостатками этого способа являются его трудоемкость при больших объемах продаж и достаточно высокая вероятность ошибки при вводе данных. Несколько облегчить процесс ввода данных в компьютер можно, если для магазинов распечатывать список товаров. В этот список работники магазина будут вписывать данные о продажах. В этом случае списки товаров в компьютере и на бумаге будут идти в одном порядке, что значительно упрощает ввод данных.

Если контроль над продажами торговой точки осуществляется путем проведения инвентаризаций, то порядок действий может быть следующий. Перед инвентаризацией печатается отчет об остатках товаров на розничной точке. В процессе проведения инвентаризации в отчет вписываются реальные остатки товаров. Разница в количестве вводится в компьютер в качестве продажи по отпускной цене. Сумма полученной накладной сверяется с выручкой торговой точки, они должны совпадать.

Если у работников розничной точки имеется доступ к компьютеру, то можно организовать гораздо более эффективный обмен данными. Благодаря возможностям импорта данных из текстового файла, данные о продажах могут вводиться в программу автоматически.

Обмен информацией может быть организован различными способами. Если на торговой точке также установлена наша программа, то данные о продажах в центральный офис могут быть подготовлены в ней путем получения специального отчета. Из центрального офиса в магазины могут передаваться данные о товарах: новые позиции и изменения отпускных цен.

Бывает удобно организовать взаимодействие с торговыми точками с помощью MS Excel. Программа имеет возможность устанавливать связь с MS Excel и передавать в таблицу Excel данные. С программой уже поставляются готовые формы в формате Excel для проведения инвентаризации (рис. 1). В программе данные по остаткам товаров записываются в таблицу Excel. Затем эта таблица может быть передана в торговую точку, где в нее заносят данные о фактических остатках или о продажах товаров. После заполнения данные из таблицы Excel могут быть автоматически перенесены в программу.

Рис. 1

Таким же образом может быть обеспечено взаимодействие с другим программным обеспечением, установленным на торговой точке, например, с программным обеспечением компьютерного кассового аппарата.

Программу "Офис — Склад — Магазин" удобно использовать при розничных продажах с формированием предварительного заказа. В таких случаях товары, которые отсутствуют на складе, могут быть заказаны покупателем и получены им через некоторое время. Из реальных примеров можно привести торговлю импортными автозапчастями по каталогу, напольной плиткой и другими стройматериалами, мебелью, компьютерами. В таких случаях в программу вводится заказ клиента, а оплата и отгрузка товаров по заказу могут быть проведены в несколько этапов и разными датами. Программа позволяет по одному заказу проводить неограниченное количество платежей в различной валюте, а также оформлять несколько накладных на отгрузку товаров.

При торговле импортными товарами часто бывает необходимо вести учет в нескольких валютах. Программа позволяет вести весь учет в неограниченном количестве валют. Чаще всего в двух валютах: долларах и рублях. Все цены на товары могут вводиться в долларах, а оплату и все печатные документы можно получать в рублях. Можно использовать и большее количество валют, например, в одной организации получение товаров происходит в итальянских лирах, отпускные цены, себестоимость и прибыль считаются в долларах, а платежи и все документы проводятся в рублях.

Программа "Офис — Склад — Магазин" хорошо подходит для автоматизации розничной торговли компьютерами. Специфической чертой этой деятельности является присутствие элементов сборки или изменения конфигурации компьютеров. В этих случаях на склад приходят комплектующие, а продаются готовые изделия — компьютеры. Программа позволяет задать перечень комплектующих, из которых состоит компьютер, проконтролировать его себестоимость, а также провести сборку компьютеров (рис. 2).

Рис. 2

Обслуживание покупателя может проходить примерно следующим образом. Покупатель приходит к продавцу и вместе с ним выбирает конфигурацию компьютера и формирует заказ. В заказе могут присутствовать как сами компьютеры, так и изменение их конфигураций, например, увеличение памяти или замена видеокарты. После формирования заказа он комплектуется на складе. При этом в программе для этого заказа формируется накладная на сборку, благодаря которой на складе появляется компьютер и списываются комплектующие. Кассир принимает у клиента деньги за заказ и оформляет необходимые документы. Затем клиент в зале выдачи получает компьютер. При такой схеме удобно использовать программу в локальной сети. В этом случае с каждого рабочего места будет доступ к одному и тому же заказу. Это будут рабочие места продавцов, отдела сборки, кассира, зала выдачи. К ним надо будет добавить компьютеры в отделе снабжения для ввода поступлений товаров и у руководства для получения отчетов, установки цен, планирования деятельности предприятия. Конечно, для каждого пользователя программы задается разный уровень доступа к данным, но программа у всех устанавливается одна и та же.

Таким образом, использование универсальной программы "Офис — Склад — Магазин" во многих случаях может стать оптимальным решением, увеличивающим эффективность работы торгового предприятия, не требующим больших постоянных затрат на сопровождение, учитывающим перспективы роста организации.

Виктор Спирин

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"