Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Бизнес-Консоль“

Внедрение и эксплуатация ИС Фигаро на Кандалакшском алюминиевом заводе

Выбор цели

Кандалакшский алюминиевый завод всегда относился к лидерам отечественной экономики. Это подтверждается многочисленными международными наградами в области качества, стабильными объемами производства и устойчивым положением предприятия даже в кризисные времена. Завод расположен в г. Кандалакша Мурманской области и является градообразующим предприятием.

Руководство завода в числе первых в России осознало, что предприятие находится на динамичном рынке – открытом, интегрированным в мировое хозяйство – и взяло курс на переход к новым методам управления предприятием. При этом было понимание, что основой служит знание рыночных законов и собственных бизнес-процессов, согласованная и точная информация обо всех сферах деятельности предприятия.

Стало очевидно, что без комплексной автоматизации управления цель осталась бы благим намерением.

Этапы большого пути

Исходный рубеж

К концу 1995 года на предприятии сложилась ситуация, которую в современной терминологии принято называть “лоскутной автоматизацией“. Был автоматизирован бухгалтерский учет по следующим направлениям:

денежные средства
основные средства
материальные ценности
учет МБП велся как учет материалов с ручным оформлением амортизации
учет поступления материалов в разрезе поставщиков велся без стыковки с программой учета материальных ценностей, что приводило к постоянным нестыковкам данных финансового отдела и бухгалтерии
отгрузка готовой продукции, с теми же проблемами, что и по приобретению материалов
расчет заработной платы с большими кусками ручного учета: расчет отпусков и больничных, разнесение по затратам, переводы платежей сотрудников

Из-за разрозненности программ учета, отчетные данные по разным участкам не стыковались друг с другом, для их сведения требовалась трудоемкая выверка. Часть АРМов была написана различными фирмами, часть – давно уволившимися сотрудниками завода. В результате некоторые АРМы превратились в “мертвое“ программное обеспечение, в которое невозможно внести никакие изменения – даже абсолютно необходимые, диктуемые изменениями законодательства и отчетности.

Компьютерная сеть отсутствовала. Был заключен договор с системным интегратором, который разработал проект сети на базе технологии 100VG с серверами Novell Netware, но какого-либо прикладного программного обеспечения проект не предусматривал. Отсутствовали телекоммуникации. Отсутствовал подготовленный персонал для проведения комплексной автоматизации завода.

Принятие решения

Специалистами предприятия был проведен подробный анализ рынка комплексных систем автоматизации учета: Бизнес-Консоль, Галактика, ИнФин, Парус и другие.

В силу ряда причин, главной из которых было наличие в системе сильного производственного модуля, предпочтение было отдано разработке фирмы Бизнес-Консоль – информационной системе Фигаро. Причем решение было принято после личного знакомства с системой главного бухгалтера, финансового директора и начальника финансового отдела.

При выборе системы не последнюю роль сыграло то, что ИС Фигаро – полностью отечественная разработка. Руководители завода с самого начала понимали, что реализация каждого очередного этапа проекта комплексной автоматизации управления будет приводить к постановке новых задач. Это, в свою очередь, потребует применения новых схем для расширения функциональности. Так началось долгосрочное и плодотворное сотрудничество завода с фирмой-разработчиком.

Этапы внедрения

1996-1997: полный управленческий учет в рамках интегрированной автоматизированной системы

Внедрение системы Фигаро на КАЗе началось в середине 1996 года.

В течение 11 месяцев были последовательно внедрены все подсистемы, входящие в состав ИС Фигаро. В рамках внедрения по каждому участку учета специалистами Бизнес-Консоль и КАЗ были проведены следующие работы:

Обследование существующего порядка учета (“as-is“) и согласование требований к бизнес-процессам, алгоритмам, документообороту в рамках ИС Фигаро (“to-be“)
Настройка модулей Фигаро под согласованные требования
Санация данных, выгруженных из АРМов, и загрузка их в базу данных Фигаро
Обучение специалистов отдела автоматизации и управленцев – конечных пользователей системы

В рамках системы в целом была создана единая нормативная база:

Организационная структура.
Из-за разобщенности управленческих служб до перехода на Фигаро существовало несколько не стыкующихся друг с другом перечней цехов и отделов. С переходом на Фигаро бухгалтерия, ОТИЗ, отдел кадров, отделы снабжения и сбыта стали оперировать единой административной структурой.
Товарная номенклатура.
АРМы, обслуживающие разные участки, зачастую использовали одинаковые номенклатурные коды для различных предметов и наоборот – разные для одинаковых, но хранящихся на разных складах. В результате внедрения Фигаро сформировался единый упорядоченный номенклатурный справочник сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, услуг сторонних организаций и затрат периодов.
Перечни банков и контрагентов.
В процессе внедрения было устранено дублирование кодов контрагентов, полностью исключены нестыковки между финансовым отделом, отделами снабжения и сбыта.

Наиболее трудоемкие работы по внедрению:

Настройка подсистемы “Снабжение и сбыт“ на многочисленных формы отношений с поставщиками/заказчиками, включая валютные операции, толлинг, розничную реализацию, вексельное обращение, отношения с таможней, перепредъявление стоимости услуг по транспортировке. Выверка всех отношений с контрагентами и ликвидация существовавших расхождений между финансовым отделом и бухгалтерией.
Настройка подсистемы “Труд и заработная плата“ на систему оплаты труда, включающую северные надбавки и распределение заработка бригады пропорционально КТУ. Переход на автоматический расчет начислений, основанных на среднем заработке: оплаты отпусков и временной нетрудоспособности, включая включение отпускных в затраты будущих периодов. Полная автоматизация списания трудозатрат в производство (во взаимодействии с подсистемой “Затраты и себестоимость“), всех видов оплаты и депонирования (во взаимодействии с подсистемой “Денежные средства“), начисления и уплаты налогов.
Сбор всех первичных затрат и разработка методики автоматизированного расчета затрат основного и вспомогательного производства и себестоимости продукции средствами подсистемы “Затраты и себестоимость“. Учет собственного и толлингового сырья.

Организация согласованной работы управленческих служб завода не всегда проходила гладко. Но воля руководства предприятия и возможности информационной системы Фигаро жестко контролировать согласованность действий многих специалистов позволили достичь требуемого результата.

В итоге был налажен интегрированный учет по всем участкам деятельности предприятия, поставлены под контроль руководства все материальные и финансовые потоки предприятия.

1997-1999: совершенствование управления с опорой на информационную систему

По завершении активной фазы внедрения Бизнес-Консоль занялась сопровождением Фигаро, а специалисты КАЗ – расширением сферы использования системы. В этот период:

Совместными усилиями отдела автоматизации и телекоммуникаций (начальник отдела Закусило Ю.Я.) и бухгалтерии (зам.главного бухгалтера Оксина Т.П.) формализован регламент эксплуатации Фигаро. Разработаны типовые план-графики работ по вводу данных, проведению расчетов, подготовке итоговой отчетности, закрытию периода. Разработан регламент работ отдела автоматизации, включающий такие процедуры, как резервное копирование, обновление прикладного программного обеспечения, запуск расчетов.
Отлажен документооборот, обеспечивший регистрацию документов в системе “день-в-день“.
В сфере материального (складского) учета завершился переход к учету по среднему. По решению главного бухгалтера Маевской Н.Ю. соответствующие положения были внесены в учетную политику предприятия.
Финансовый отдел и бухгалтерия согласовали документооборот по договорным отношениям и добились полной прозрачности отношений с контрагентами, вплоть до автоматической подготовки актов сверки расчетов. Результатом такого объединения усилий стала “бухгалтерская строгость в оперативном учете“: . Контроль информации обо всех внешних операциях с позиций каждого из отделов обеспечил двойную надежность всей налоговой отчетности.
Специалисты отдела автоматизации, полностью освоив настройку подсистемы “Снабжение и сбыт“, самостоятельно (при консультационной поддержке службы сопровождения Бизнес-Консоль) вносили изменения в описание бизнес-процессов, детализируя и расширяя перечень операций, поддерживаемых системой. Возможность оперативно реагировать на изменение внешних условий и расширение потребностей управленцев позволяет обеспечить им эффективную работу.
Благодаря использованию подсистемы “Затраты и себестоимость“ специалисты завода смогли на первом этапе организовать детальный учет первичных затрат в разрезе шифров, статей и экономических элементов, а затем, полностью уйти от “котлового“ метода расчета себестоимости и перейти к детализации в разрезе видов продукции и выполняемых работ как для основного так и для вспомогательных производств. Таким образом обеспечен следующий шаг в совершенствовании управления: от “посмертного“ учета затрат к оперативному управлению издержками производства.
Программисты отдела автоматизации изучили схему базы данных Фигаро, пройдя соответствующее обучение, освоили инструментарий подготовки отчетов. Это дало возможность более полно удовлетворять запросы пользователей в части представления отчетных данных и их анализа. Для этих целей стали применяться офисные пакеты (MS Excell, MS Access), подключаемые к базе данных Фигаро.

В результате управленческие службы и руководство предприятия получили точную и действительно оперативную отчетность. Согласно установленному регламенту полный расчет и подготовка итоговой отчетности проводятся ежедневно, а в период подведения итогов месяца – дважды за сутки.

В рассматриваемый период всем российским предприятиям пришлось решать ряд проблем:

переоценка основных фондов
деноминация
ввод счетов-фактур, книг учета и продаж
изменения налогового законодательства
проблема двухтысячного года

Благодаря тому, что на заводе своевременно было принято решение о внедрении интегрированной информационной системы, КАЗ подошел полностью подготовленным к оперативному изменению учетной политики и документооборота. Все необходимые доработки Фигаро были выполнены Бизнес-Консоль, и КАЗ, как и другие пользователи Фигаро, своевременно получил их по каналам сопровождения.

Сопровождение со стороны Бизнес-Консоль в полной мере использует возможности, предоставляемые Интернет:

обращение за консультациями и отправка сообщений об ошибках по электронной почте
оперативный онлайновый доступ службы сопровождения Бизнес-Консоль к базе данных заказчика по защищенным каналам связи
обновление прикладного программного обеспечения на сервере заказчика в режиме зеркального копирования

В итоге управленческий персонал приобрел опыт эксплуатации Фигаро и стал использовать систему как привычный рабочий инструмент. Управленцы получили возможность уделять больше времени просчету различных вариантов принимаемых решений, анализу и совершенствованию методики учета.

1999-2000: информационное обеспечение программы развития

Крупные финансовые средства завод вкладывает на постоянной основе в так называемую программу развития: расширение, текущий и восстановительный ремонт основных фондов. В производстве алюминия эти работы составляют значительную часть затрат, поэтому совершенствование методов управления непосредственно влияет на эффективность предприятия в целом.

Уже в ходе предыдущего этапа использования системы совершенствование методов учета позволило получать более полную и детальную информацию о материальных и денежных ресурсах, направляемых на реализацию пунктов программы развития, таких, например, как ремонт электролизеров. Этот первый успех породил новые ожидания, и Бизнес-Консоль получила заказ на расширение сферы применения Фигаро в область планирования.

Задача была успешно решена с помощью дополнительных настроек Фигаро под новые требования и разработкой дополнительных форм отчетности, ориентированных на представление материалов в разрезе выполнения пунктов плана программы развития.

В результате этой работы завод получает четкое согласование поставок с графиком реализации пунктов программы. Достигаются главные, финансовые цели:

исключение сверхнормативных запасов
минимизация незавершенного производства
контроль назначения всех планируемых платежей
выполнение всех запланированных лимитов

2000-2001: MRP II

К началу 2000 года был накоплен огромный фактический материал по программе развития предприятия. Но при решении поставленной задачи использовалась упрощенная схема процесса планирования. В ходе ее применения экономисты столкнулись со следующими проблемами:

сложная регистрация привязки фактических документов к плановым
усложненная методика выверки плановых и фактических данных

В результате у экономистов не было возможности оперативно контролировать ход выполнения программы развития и обеспечить равномерную загрузку трудовых ресурсов. Сложности возникали и с учетом перспектив ситуации на рынке.

Специалистами экономического отдела завода во главе с З.Е. Лукьяновой была поставлена задача собрать детальную схему планируемых затрат по прямым и накладным расходам в разрезе заказчиков, экономических элементов, статей затрат, и подразделений-исполнителей. При этом предлагалось рассчитывать плановые объемы материальных и трудовых ресурсов не “среднестатистически“, а с учетом их перспективной рыночной стоимости.

По предложению Бизнес-Консоль завод перешел на новую методику планирования и контроля исполнения бюджета предприятия средствами системы Фигаро. В результате задача расширилась до полной сметы затрат и бюджета.

Для перехода к новой методике производственно-техническим и экономическим отделами завода была проделана большая работа по систематизации норм расхода в производство. После чего в Фигаро были рассчитаны несколько крупных вариантов плана предприятия на 2001 год и множество локальных вариаций.

После тщательного анализа вариантов плана, руководством предприятия был выбран оптимальный.

В результате применения новых методов планирования завод получил:

многовариантное планирование по программе развития
оперативное управление материальными запасами ( управление закупками и лимитами отпуска материалов )
возможность оперативного контроля выполнения плановых заданий
оперативный контроль исполнения бюджета

Стратегия внедрения Фигаро

Изложенная история может служить иллюстрацией общей стратегии внедрения информационной системы Фигаро.

Основной принцип

Внедрение системы рассматривается не как цель, а как средство повышения управляемости бизнеса. Это означает, в частности, что в выборе темпов и очередности работ приоритет отдается заказчику, а не исполнителю.

На выбор темпов работ влияют различные факторы, не последним из которых является финансовый. Единовременный платеж и внедрение методом “большого скачка“ требуют слишком больших финансовых ресурсов и связаны с недопустимо большими рисками. Выделение в бюджете ежемесячной квоты на автоматизацию и поэтапная приемка работ по внедрению – вот путь, который предпочел КАЗ.

Помимо финансов, на выбор темпов и последовательности внедрения оказывает влияние большая или меньшая актуальность тех или иных управленческих задач для предприятия, а также человеческие фактор. На этапе внедрения информационной системы нагрузка на управленческий персонал неминуемо возрастает, ведь освоение новой системы не избавляет от текущих обязанностей. Поэтому график внедрения приходится сверять не только со сдачей квартальной отчетности, но и с графиками отпусков ответственных сотрудников.

“Непрерывное“ внедрение

Совершенствование системы управления – это работа, которая должна вестись постоянно. Поэтому не следует представлять себе внедрение системы как единоразовый процесс. Меняются требования к управленческим процессам, под эти изменения должна подстраиваться система. Фигаро обладает обширными возможностями настройки, и все они доступны специалистам предприятия. Но зачастую предприятию выгоднее не проводить работы по изменению настройки и по расширению сферы применения системы самостоятельно, а заказывать эти работы Бизнес-Консоль.

Практика работы КАЗа такова: текущие изменения в настройку системы вносят три специалиста отдела автоматизации; они же консультируют пользователей и способны доработать отчетность. Для проведения масштабных работ привлекается отдел внедрения Бизнес-Консоль.

Внедрение “ударными дозами“

Срок внедрения базовой функциональности Фигаро, гарантируемый Бизнес-Консоль, составляет от 5 до 9 месяцев, в зависимости от масштаба предприятия. На практике заказчики, выбирая наиболее удобный для себя график внедрения, этот срок удлиняют: в случае КАЗа он составил 11 месяцев.

Принципиально важно, что удлинение календарных сроков не означает “вялотекущего“ режима внедрения. Наоборот, каждый отдельный этап проводится максимально интенсивно, чтобы уменьшить издержки от работы в двух системах и максимально быстро получить отдачу на инвестиции. Но между отдельными этапами допускаются паузы, которые используются для полного освоения результатов предыдущего и для подготовки с очередному этапу.

Системная интеграция

За годы сотрудничества с Бизнес-Консоль заводская сетевая и вычислительная инфраструктура изменилась неузнаваемо: от разрозненных компьютеров в заводоуправлении – к оптоволоконной общезаводской магистрали, коммутируемой сети Ethernet/Fast Ethernet/Gigabit Ethernet и парку unix-серверов на платформе Intel.

Однако, и это принципиально важно с финансовой точки зрения, развитие происходило эволюционным путем, ни один этап модернизации не требовал непомерных разовых затрат.

Все что требуется для начального этапа внедрения – это один компьютер, на котором устанавливается программное обеспечение Фигаро и начинается работа по его настройке. На КАЗе для этой цели использовался обычный персональный компьютер с процессором Pentium-100.

Параллельно велась проработка проекта первого этапа сети заводоуправления и решался вопрос о приобретении сервера. Надо учесть, что согласование спецификации, выделение средств, заказ и доставка сервера, инсталляция системного и прикладного программного обеспечения занимает не менее 6 недель. Это время не было проведено в ожидании, работы по внедрению велись полным ходом.

Первый unix-сервер – двухпроцессорный Pentium-133 – появился на заводе к моменту, когда работы по первоначальному обследованию и настройке уже завершились и к работе стали подключаться пользователи. Так что возросшая вычислительная мощность оказалась полностью востребована.

К этому моменту база данных Фигаро уже содержала достаточно ценную информацию, так что и с точки зрения надежности требовалась замена настольного компьютера на сервер, в котором присутствовали бы такие элементы, как резервирование дисков (RAID-массив) и память с контролем ошибок (ECC), и оснащенного устройствами резервного копирования (DAT streamer), и бесперебойного питания (UPS).

Был также приобретен высокопроизводительный сетевой принтер Hewlett-Packard LaserJet 4V, который на начальном этапе один обслуживал всех пользователей Фигаро. Сегодня сетевым лазерным принтером оснащен каждый отдел заводоуправления.

К началу второго этапа внедрения все компьютеры заводоуправления были объединены в единую локальную сеть – полностью коммутируемую, комбинированную Ethernet/Fast Ethernet на витой паре. Активное оборудование сети – из линейки SuperStack II фирмы 3Com, авторизованным партнером которой является Бизнес-Консоль.

Завод подключился к глобальной сети по каналу FrameRelay 128Kbit/s и зарезервировал домен kaz.ru мировой компьютерной сети Интернет.

В дальнейшем еще дважды происходила замена сервера Фигаро на более мощный: сначала на двухпроцессорный Pentium II — 300, затем на двухпроцессорный Pentium II Xeon — 450.

Эти замены производились с двоякой целью: с одной стороны, требовался новый сервер для новых задач вне системы Фигаро (файл-сервер для правовой базы данных, сервер интранет, почтовый сервер). С другой стороны, задачи, возлагаемые на Фигаро, непрерывно росли, поэтому вновь приобретаемый более производительный сервер ставился под Фигаро, а высвобождающийся отдавался под новые задачи.

Системное программное обеспечение серверов первоначально включало SCO Unix OpenServer Enterprise и Unify Accell/IDS & DataServer ELS. В последнее время КАЗ стал первопроходцем на пути использования операционной системы Linux в системах масштаба предприятия: начиная с середины 1999г. ИС Фигаро на КАЗе эксплуатируется на платформе Linux RedHat.

В начале 2000г. КАЗ приступил к реализации сетевого проекта, охватывающего уже всю территорию завода. Проект, также разработанный отделом сетевой интеграции Бизнес-Консоль, включает в себя оптоволоконную закольцованную магистраль Gigabit Ethernet.

Стратегия системной интеграции

Проекты системной интеграции должны исходить из бизнес-потребностей и выбранного прикладного программного обеспечения. Системное программное обеспечение, компьютерное и сетевое оборудование не должны превращаться в самоцель, как это зачастую случается в проектах “чистой“ системной интеграции.

Система Фигаро выгодно отличается от конкурирующих предложений, которые предъявляют достаточно высокие требования к компьютерам на рабочих местах. Для предприятия с “зоопарком“ вычислительной техники, от современной до малопроизводительной устаревшей, потребовались бы серьезные разовые затраты на обновление почти всего парка. Использование Фигаро снимает этот барьер: предприятие может приступить к внедрению информационной системы с той техникой, которая у него есть, экономя не только немалые средства, но и время.

Серверо-центрическая модель, заложенная в Фигаро, очень привлекательна и с точки зрения затрат на эксплуатацию (total cost of ownership). Нулевые затраты на администрирование рабочих мест – мечта любого системного администратора – с Фигаро становится реальностью.

Приобретение сервера – основная статья затрат на “железо“ в проектах внедрения Фигаро. Существенной экономии здесь позволяет достичь стратегия поэтапного наращивания вычислительной мощности. Бизнес-Консоль не рекомендует своим заказчикам приобретать сервер с максимальным запасом, в расчете на могущие возникнуть потребности. С учетом того, что производительность вычислительной техники в расчете на доллар затрат растет на 30% в год, такой подход не оптимален с финансовой точки зрения. Лучше ориентироваться на поддающиеся прогнозу потребности на срок в один-два года, а в дальнейшем осуществлять модернизацию по мере необходимости.

Успешное решение ранее поставленных задач позволили КАЗу перейти от управления производством к управлению бизнесом, а значит не только сохранить, но и упрочить свое положение современного, устойчивого предприятия, что в итоге важно для благосостояния всего приполярного города Кандалакша.

Сегодня за КАЗом, система Фигаро успешно внедряется и используется на таких крупных предприятиях, как Каменск-Уральский металлургический завод, Михайловский завод по обработке цветных металлов.

Удачные установки есть и в машиностроении, в сфере науки и образования.

Более полную информацию о системе Фигаро, разработке компании Бизнес-Консоль, можно посмотреть на сайте компании www.bcons.ru .

Еленин О.В.,
генеральный директор
компании “Бизнес-Консоль“